➡️➡️➡️寫這篇的時候，文官學院還沒有更新新的基礎訓教材，但文官學院在2022年12月，重新編撰了基礎訓的公文教材「公文撰作解析」，我下載來翻過了，覺得非常棒，比我們以前上過的課實務白話多了！而且是彩色、圖解、不枯燥的排版，也是免費、開源的，非常建議大家可以直接去文官學院的網站下載➡️「公文撰作解析」會是相當有用的工具書。

　　十幾年前克莉爾考高考的時候，「公文」這個科目的考法是把一堆根本不懂意思的格式全部背下來，然後在考試的時候把背下來的格式抄上考卷，不曉得過了十幾年，現在大家是不是還是這樣準備「公文」的考科。因為這個考試方法，跟實際上寫公文根本八竿子打不著一塊，畢竟格式都是制式化的，所有機關都是用定稿或是系統直接套格式，所以根本不需要記得有甚麼欄位。好險2023年起的高普考要刪減「公文」這個應試項目，結束這種沒有意義的填鴨考試，讓公文真正成為進入職場中才需要學習的項目。

　　實際上崗之後，最快會遇到的問題是「這些欄位要怎麼填」，新手還沒開始真正的公文寫作之前，可能就先被這些完全不懂怎麼填的欄位給一一擊垮了，前輩沒有教清楚的話到底該怎麼辦呢？為什麼文號有兩個？為什麼公文夾跟來文的速別不一樣？這邊把公文格式上的那些超級小細節、小疑問一次整理給你！

　　這就會跟各個欄位的意義和機關的習慣有很多關係，這篇文章帶大家重新認識這些詞彙，也許就會比較掌握如何去問前輩的方法喔！

從各機關的文書處理作業要點找資訊

　　安麗一下各機關都會訂有「文書處理要點」，例如臺北市政府文書處理實施要點，在要點附件甚至可以下載「蓋章範例」告訴你印章要蓋在哪，也真的是夠詳盡了(笑)，不過每個單位公文的核章位置其實也都長得不一樣，所以如果要研究的話，記得找自己機關的文書要點喔。

　　如果你只是一般業務單位的承辦人，不是文書人員，這份要點不需要那麼仔細的閱讀，但是可以從要點知道一些公文的專有名詞跟定義，讓你在跟大家溝通的時候比較知道別人在講甚麼，以臺北市的文書要點為例，雖然有70個法規附件，但大多數大家不會一直用到，一開始比較可以注意的，就是整體的文書流程、辦理實現、統一用語、「便簽」、「函稿」、「函」的範例樣子，等未來等有更多需求、或者是想找很少用到的文書相關的格式，但找不到或不確定怎麼做，再記得可以回來查查這個文書要點，也許就可以找得到答案。

※註：這篇文借用了臺北市政府訂定的各種詳盡範例當作說明的圖例使用，感謝！

文號｜一份公文有兩個文號？

　　辨識一件待辦公文的方法就是所謂「文號」，文號是公文在機關中的身分證號碼，通常只要是經過機關收文或者創號，在公文的邊角空白處貼或印有條碼，可以對內用來追蹤公文進度跑到哪裡啦~~及未來的檔案管理，一旦發文，這個號碼就成為發文的文號。

可是對於新手而言，可能會有點混淆的是，一份公文上可以看到兩個編號，使用時機跟差別，請看下面的圖例。

➡️代辦公文、收文創號的這些概念，請看另一篇

公文檔號、分類號與保存年限

　　檔號與分類號，都是歸檔的時候讓歸檔人員辨識檔案所屬單位、業務種類的編號，所以不如把每個檔號想像成是一個「放置同類業務的抽屜」。
　　對於承辦端而言，必須自行填上檔號、分類號與保存年限，讓歸檔人員知道應該要把這個公文放在哪個「抽屜」，或者就像大家如果去過圖書館，藏書也是用「索書號」進行分類，沒有正確的檔號，那就像在一排食譜中間放一本東野圭吾一樣困擾。
　　整個機關原則上，會有一個詳細的檔號跟業務的對照表，保存年限一般也是跟隨檔號（例如說某檔號是１年、某檔號就是３年）。但是這個表呢，承辦單位大部分不一定會看過，剛到一個新單位，要怎麼知道抽屜的編號呢？（檔號）很簡單，直接問同事檔號平常都用哪個就可以了，常常同一個科或股內多數公文都是使用特定某幾個檔號而已，只要背下來了以後就是大部分公文用一樣的，或者找一份類似業務的前案，看他使用甚麼檔號就知道了。
　　當然也有少數的公文系統，在選取檔號的地方，會把檔號跟對應的業務項目很詳細列出來給大家選，等你熟悉了之後可以試著選看看同單位的別個檔號，讓他們更有效率地分類，一開始只要跟其他同事用一樣的就好了，長官通常也不會去檢查檔號，陳核的時候寫錯了也沒有關係，有時候歸檔人員會幫你發現，到時候再改也沒關係了。
　　檔號選錯了會怎麼樣呢？恩，一般來說都不會怎樣，可想像他只是被放到別的抽屜去了，所以在原本的抽屜可能會找不到他，但反正每份公文都有自己的身分證號碼，日後若要調檔多半都是依賴文號，所以幾乎不會有太大的影響。

公文密等、解密條件

　　原則上在普通的行政機關中，幾乎99%公文是一般件，密等與解密條件這些欄位，直接空白不要填就可以了。只有在牽涉到個人資料、涉外事件、國防、人事這些性質的業務，是較常使用密件的種類，另外大家最常接觸得到的密件，通常是採購流程中評選委員會的組成、底價決定等案件，對於新手而言，大概有這樣的概念就可以了，除非機關屬性特殊，本身就是高度機敏性的單位（外交、國防等），否則一開始就辦理密件的機率並不高。

　　若遇密件，才需填寫密等及解密條件，多數可依來文填寫，或者按照實際情形預估特定期日、特定事件會議之後，如果是情報類型等，沒有辦法預估特定解密情形的類型，最長就與保存期限一樣久；至於公文解密又是另一個繁瑣的流程了，多數機關的文書單位會定期盤點解密條件屆滿的檔案，給業務單位確認，基本上解密之後，已經結案歸檔的這個公文，才能夠跟其他的公文一樣被照常調閱、查看。

　　不同機關的密件處理流程差異頗大，加上大家都是久久才辦理一次，發文歸檔等過程較為繁瑣，有的單位會直接由文書單位處理、也有的單位會把瑣碎工作要求承辦人自行處理，若到新機關第一次接觸密件，則可留意下列幾項重點，務必詢問前輩或者文書人員：

1.密件都是紙本傳遞、紙本簽核，不會走電子公文的系統或線上簽核。

2.除了以黃色公文封遞送外，許多機關有密件專用信封，須把公文及附件裝入專用信封後，再逐層簽核，密封、啟封者要逐一蓋章騎縫，第一次在該機關辦密件的時候請留意密件傳遞的方式。

3.有些機關針對密件有獨立的電腦、或以另一個公文系統處理；收發文人員與程序常常跟一般案件不一樣；發文的時候，還有額外的裝封、騎縫等作業。

公文速別、承辦時效、公文封套顏色有關聯性嗎

　　速別是用來分辨公文案件緊急程度的詞彙，

　　但關於「速別」、承辦時效、公文顏色，有幾個挺會讓人混淆的地方，因為在好幾個地方都會出現類似的概念，他們之間不一定有關聯性，你可以這樣理解這些事：

來文上面寫的速別：

來文機關提醒你「我很急喔！」也是決定公文限辦時效天數的依據。

不過常常實際上也沒有那麼急，若對方在公文上已經寫明某個回復日期、開會日期…，則實際上按照那個日期評估真正的辦理時間（可能比來文的速別還急、或根本不急）；又如果你收到的根本是副本、看完內容發現只要存查就好…，那速別也不用理會；另外，速別是可以調整的，如果發現根本沒那麼急，收到公文的時候就可以先調整速別（有些公文系統可以線上自行申請、或者詢問單位的登記桌如何調整），才不會導致公文。

你在要發文的公文上面寫的速別：

你想告訴受文者「這件很急喔！趕快辦」的一個資訊，不過對方是不是會那麼急咧～，嗯嗯通常不會喔XD，如果很急的話，記得公文上面明確寫出要請對方回復的時間（明確期日、或文到後幾日），還有積極打電話催對方比較有用。

不同顏色的公文夾：

行政機關中最常見的幾個基本款有紅色（最速件）、藍色（速件）、白色（普通件）、黃色（密件），有些機關還有綠色（比最速件更速的件），或者有些機關只有紅、白、黃等等。

實務中，公文夾選用的顏色，跟來文、或發文的速別未必有絕對的關係，公文夾是給各層長官以及其秘書，在還不用看到公文內容的時候，可以預先判斷重要跟緊急程度的「參考」資訊，所以通常有些時效性、或雖不甚緊急但重要的案件，我們就可以考慮選用紅色；不重要的東西再選擇白色公文夾。

至於公文夾會不會影響長官核判的速度，嗯…有一點點關係但沒有絕對關係，確實有很多主管會先把有顏色的公文夾先抽起來看（尤其當公文很多的時候），但也會有人無視公文夾的顏色；有色公文夾如果案情複雜，長官需要思考，也可能被擱置在旁邊，導致比白色案件還要慢，反正看公文的狀態最後還是回歸長官自己的決定，所以需要很快的時候，還是要自己拿著公文，一一跟長官說明才行。

公務員工作生存教戰手冊｜從五點幫你檢視公文弱點

　　最後要廣宣一下，我在2022年12月出版了《公務員工作生存教戰手冊》這本書，內容除了公務員的職場、人際、職涯之外，有大篇幅的工作技巧基本功，包含辦活動、舉辦會議、面對採購、面對責任、了解長官同事想法等等，其中有一個章節叫做「你絕沒上過的公文課」，有更明確、可提供給大家檢視自身公文缺點的五個大架構，還有更偏向實務建議的潛規則，

　　書中超過七成的內容都是在這個網站找不到的，公文的章節更是完全新寫，在書中提出了與一般公文書完全不同的解析點，私心建議有公文困擾的人可以購書參考。

　　至於我在網站中留有的幾篇公文相關教學文章公文技巧、公文欄位新手村、公文流程（本文）這三篇，算是自己未臻滿意的舊作；且文官學院2022新編的基礎訓教材《公文撰作解析》針對公文格式及流程已經足夠易懂；只是我的文章敘事較輕鬆，反正內容與書籍均不衝突，這些文章就繼續留在網站中給大家自由免費參考。

2022-10-20

公務員新手工作技巧｜心態

公職新手｜公文流程的用途與給菜鳥的公文流程提醒

by 克莉爾 2022-09-29

written by 克莉爾

公務員工作生存教戰手冊｜從五點幫你檢視公文弱點

　　正文前先廣宣一下，我在2022年12月出版了《公務員工作生存教戰手冊》這本書，內容除了公務員的職場、人際、職涯之外，有大篇幅的工作技巧基本功，包含辦活動、舉辦會議、面對採購、面對責任、了解長官同事想法等等，其中有一個章節叫做「你絕沒上過的公文課」，有更明確、可提供給大家檢視自身公文缺點的五個大架構，還有更偏向實務建議的潛規則，

　　至於我在網站中留有的幾篇公文相關教學文章公文技巧、公文欄位新手村、公文流程（本文）這三篇，算是自己未臻滿意的舊作；且文官學院2022新編的基礎訓教材《公文撰作解析》針對公文格式及流程已經足夠易懂，感覺自己班門弄斧；只是我的文章敘事較輕鬆，反正內容與書籍均不衝突，這些文章就繼續留在網站中給大家自由免費參考。

買書可以在志光出版社的「點看」觀看公文對公務健檢的40分鐘教學影片！

公文流程的用途｜初任公務員認識機關業務與組織內部的最好方法

公文看似只是一種機關的制式文書，其實上面的資訊非常有用，對於新人來講，公文還可能是認識機關組織層級、業務的最好途徑，也是模仿前手學習的常見工具，以下提供幾個認識公文的概念。

辨識各種「待辦事件」｜正式公文只是公務員的待辦事件其中之一

　　現代公務員的工作越來越繁雜，要處理的事情不會只有「公文」而已，一個「待辦事件的源頭」可能純粹來自上級交辦、來自民意代表辦公室的傳真、來自相關單位的電郵，而「公文」只是其中一種待辦事件的類型，各個機關在原本的「公文」之外，還可能有其他的案件收受、系統及管考機制，例如針對人民申請案、人民陳情案有另外的編號、操作介面跟結案機制等等。

　　所以新人到機關報到後，會需要認識的就是該機關有哪些常見的「待辦事件」的來源（例如剛剛提到的人民申請案、陳情案）及其相應的操作系統，不管因應業務需要有幾套系統要操作，行政機關一定有其主要的「機關公文」流程及公文系統，這則是本系列文章想要討論的重點。

認識機關與同仁｜透過公文認識組織型態及工作夥伴

　　如果你手上有份前手的公文影本，可以利用這份公文好好了解一下自己的機關，讀懂前案的資訊是門技術，之後慢慢跟大家分享！

　　舉例而言，公文簽稿上面可以看到各層長官的姓名職稱，這會是未來你跑公文的時候要找的長官，也是跟自己工作最密切的長官；如果有常見的會辦單位，會辦單位的承辦人，也會是未來經常業務接觸的對象。

　　核判公文的人大部分是誰？如果幾乎大多數公文都是科長以下的層級核決，表示你的業務是比較單純、或者是例行性的業務，在前期「模仿」會是你最好的學習方法；如果很多公文都一蓋十幾個章，那表示你的業務重要性高、通常是專案性的業務，可能就更看重協調能力以及專業能力。

　　同一個單位可以選擇的發文角色可能有好幾個，例如「臺中市政府住宅發展工程處」這個三級機關，有可能會以「臺中市政府住宅發展工程處」、「臺中市政府都市發展局」、「臺中市政府」，甚麼時候使用甚麼角色？會是未來業務日常之中要知道的事情。

　　除了核章的各個長官，公文流程中各個關卡的人，也是要早早知道他們是誰，其中最重要的是單位的登記桌，新手一開始會有很多瑣碎的小問題（例如：這份公文科長簽完要放在哪？要發文的公文要給誰？密件公文封放在那？早上那份公文跑到哪去了？要歸檔的公文要放在哪？）很可能都是登記桌能夠幫得上你的，之後你還需要慢慢認識機關收文人員（分文問題）、發文人員（發文總是常遇到各種瑣碎出狀況）。

解構公文流程的基本概念與相關提醒

　　所有機關，都會訂有「文書處理要點」，舉例而言，像臺北市政府就有臺北市政府文書處理實施要點（直接搜尋機關名稱+文書要點多半可以直接找得到喔），如果要知道整體的SOP完整流程、規則以及各種基本專有名詞，絕對可以參考你所屬的單位的文書要點，這些要點各機關基本上大同小異，很多共通性內容也在基礎訓練的時候的公文課程之中學到，如果真的對公文完全沒有任何了解，各單位的文書要點會是你的小老師，只是文書要點的用詞就是比較硬梆梆，有耐心讀完的話還是會有幫助的，在這系列，我提供一些不一樣的解釋方法，看你是否可對你讀懂公文流程有點幫助。

待辦公文的誕生｜所有應辦公文都源於來文或創簽稿

　　取有「文號」、在公文的「待辦清單」中會出現的那種公文，不會無中生有，最常見的型態就是其他公務機關發公文給自己的機關，為了傳達某些資訊、要求本機關做甚麼事情，或者是民眾的書面申請、陳情等，透過機關「收文」之後，在本機關中得到「文號」，而成為一件待辦公文。

　　至於「創號」就是由本機關承辦端所發動的公文，例如有業務需要往上陳報給長官（創簽），或是有自己機關的需要，要通知其他單位或者民眾，多數機關的公文系統會有功能可讓承辦人自行創號。

　　簡單比喻，公文就是一場丟接球的遊戲，球可能是別人丟過來讓你接，或者是你手上有顆球要丟出去。

　　另一個我鄭重建議要有的習慣「有來文就該收文取文號」，若遇到廠商或者民眾直接將公文不透過收文單位，親自或者郵寄給承辦人個人，請在收到當天拿著文書、或者帶著那個人去找收文人員，正式以單位公文收辦、取文號。

➡️請結合另一篇，看「公文文號」的說明

　　不要以為不透過收文單位，可以不受公文時效管考好像賺到了；若是發生廠商公文涉及契約權利義務、時間期日計算，都可能需要收文日期作為佐證；又若收下民眾的申請或陳情未妥善及時處理，發酵變成新聞事件，擅自收到公文的人變成吃案；又或者私收的文書不慎遺失、對方堅稱他有拿文件給你但你根本沒印象有收到之類的鳥事情，雙方死無對證；此時，收文才可讓廠商或民眾的公文正式進到機關的控管，所有流程被管考的同時，其實也是在保護自己！

待辦公文的重生或死亡｜每份公文結束方式為發文或存查

　　回到丟接球的比喻，不管你手上的球是怎麼來的，你可以選擇把球丟出去，丟還給原本的人、丟給別人，或者只是把球收下來。

　　　一件公文結案的方式，不管稿件如何複雜，一定「至少」是這兩者之一，我在進階版的如何寫篇好公文中，就已經提過，公文簽辦的目的，是向上請示、決定接下來的「行動」，以新手會遇到的，最基本的行動，就是辨認「這一份公文，有沒有需要對外傳達的內容」，如果這份公文的資訊純粹只需要讓機關內部知道，則是「存查」。

發文：包含回復對方、把內容再往下層機關、往必要的機關(或人)轉發等；發文的形式主要以函、書函為最多，長官決行用語為「發」。

存查：暫時沒有再通知其他人的需要、或公文內容本來就很單純只是告知性質、或本來就只是內部簽呈要把業務報給長官裁決，決行之後這份公文書就是歸檔而不需發文。

　　最常見的基本的存查用語「陳閱後存查」，就是意即：跑完公文陳核的程序就結案歸檔。

　　其他的就只是這句話語其他行動的的排列組合，例如「文屬副知性質，陳閱後存查」，就是多敘述了這件公文不需要其他處理的原因，是因為對方原本就只是給我副本、讓我知道一下而已(副知)；或者加上多一個行動「陳閱後，傳閱本科同仁知悉，文存查」，就是加上了內部傳閱的動作，可以自由交錯運用。

待辦公文的生命旅程｜承辦擬稿、會辦、簽核與決行

　　請把寫公文理解成「告訴長官我要怎麼處理這個案子」，而承辦人擬稿的階段，就是要想好你打算怎麼處理、並且說明理由或蒐集整理資訊之後，寫在公文上，讓主管、長官決定要怎麼處理案件；而會辦，則是在機關內部徵詢或告知相關單位，確保這個處理意見有跨單位的共識，也會是長官核判的參考之一，「決行」則是由適當層級的人，對於這份公文處理方式的最終決定。

詳細的概念，我推薦大家可以先閱讀寫好公文的這篇文章。

進階版公文教戰：如何寫好一篇公文

待辦公文的長眠之處｜有文號就有歸檔

　　檔案法在97年修法之後，目前各行政機關的檔案保存都已經蠻完善了，很高興我參與的是這個時代，大機關的公文在歸檔時，還會一併做成掃描電子檔，便於日後線上查調。

　　對於新手，要注意的就是公文被長官簽辦決行之後，最後一定要從自己的手上再經過某個流程，交給檔案室做歸檔，無論創稿還是來文、無論公文最後是發文還是存查，只要是有文號的公文，就要歸檔，貼有文號條碼的公文以及長官決行的墨寶，千萬不能不見或是被珍藏在個人抽屜之中；至於公文「如何歸檔」有些單位會有小幫手幫忙作業，也有些單位要自己逐頁編寫頁碼、列印歸檔清單，所以第一次承辦案件結案時，應該要再次確認歸檔如何操作。

　　循著「有文號就有歸檔」的思路逆推，也可想成「若有一份文書想要歸檔，則要取文號」，有時候會收到一些文書，例如電子郵件、傳真，基於時效性或某些原因，沒有依循收文管道仍要處理的事情，如果你認為有留下紀錄、簽辦並歸檔的重要性，原則上可以採用自己創設文號的方式簽辦，這樣最後這些文書也可以被歸檔；若不取文號，這些案件可能當下處理完之後，日後也無法查考了。

小結

　　關於機關內部的行政流程、還有各種大大小小的眉眉角角，真的是說上三天三夜都說不完，除了那些各機關87分相似的部分，還有很多不同機關之間不太一樣的的地方，需要個別了解跟適應，希望這些基本概念對你們有幫助。

　　如同之前所說，這篇文章比較邏輯跳躍一點，其實需要知道的重點，我已經重新整理，放到《公務員工作生存教戰手冊》裡了，要看嚴謹的流程，則再度推薦文官學院的免費教材公文撰作解析，反正這篇免費，你們能看就看吧🤣🤣🤣。

公文格式上面的各種欄位如何填寫

撰寫公文的邏輯、寫好公文前要理解的事情

2022-09-29