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公務員工作生存教戰手冊|從五點幫你檢視公文弱點
正文前先廣宣一下,我在2022年12月出版了《公務員工作生存教戰手冊》這本書,內容除了公務員的職場、人際、職涯之外,有大篇幅的工作技巧基本功,包含辦活動、舉辦會議、面對採購、面對責任、了解長官同事想法等等,其中有一個章節叫做「你絕沒上過的公文課」,有更明確、可提供給大家檢視自身公文缺點的五個大架構,還有更偏向實務建議的潛規則,
書中超過七成的內容都是在這個網站找不到的,公文的章節更是完全新寫,在書中提出了與一般公文書完全不同的解析點,私心建議有公文困擾的人可以購書參考。
至於我在網站中留有的幾篇公文相關教學文章公文技巧、公文欄位新手村、公文流程(本文)這三篇,算是自己未臻滿意的舊作;且文官學院2022新編的基礎訓教材《公文撰作解析》針對公文格式及流程已經足夠易懂,感覺自己班門弄斧;只是我的文章敘事較輕鬆,反正內容與書籍均不衝突,這些文章就繼續留在網站中給大家自由免費參考。
公文流程的用途|初任公務員認識機關業務與組織內部的最好方法
公文看似只是一種機關的制式文書,其實上面的資訊非常有用,對於新人來講,公文還可能是認識機關組織層級、業務的最好途徑,也是模仿前手學習的常見工具,以下提供幾個認識公文的概念。
辨識各種「待辦事件」|正式公文只是公務員的待辦事件其中之一
現代公務員的工作越來越繁雜,要處理的事情不會只有「公文」而已,一個「待辦事件的源頭」可能純粹來自上級交辦、來自民意代表辦公室的傳真、來自相關單位的電郵,而「公文」只是其中一種待辦事件的類型,各個機關在原本的「公文」之外,還可能有其他的案件收受、系統及管考機制,例如針對人民申請案、人民陳情案有另外的編號、操作介面跟結案機制等等。
所以新人到機關報到後,會需要認識的就是該機關有哪些常見的「待辦事件」的來源(例如剛剛提到的人民申請案、陳情案)及其相應的操作系統,不管因應業務需要有幾套系統要操作,行政機關一定有其主要的「機關公文」流程及公文系統,這則是本系列文章想要討論的重點。
認識機關與同仁|透過公文認識組織型態及工作夥伴
如果你手上有份前手的公文影本,可以利用這份公文好好了解一下自己的機關,讀懂前案的資訊是門技術,之後慢慢跟大家分享!
舉例而言,公文簽稿上面可以看到各層長官的姓名職稱,這會是未來你跑公文的時候要找的長官,也是跟自己工作最密切的長官;如果有常見的會辦單位,會辦單位的承辦人,也會是未來經常業務接觸的對象。
核判公文的人大部分是誰?如果幾乎大多數公文都是科長以下的層級核決,表示你的業務是比較單純、或者是例行性的業務,在前期「模仿」會是你最好的學習方法;如果很多公文都一蓋十幾個章,那表示你的業務重要性高、通常是專案性的業務,可能就更看重協調能力以及專業能力。
同一個單位可以選擇的發文角色可能有好幾個,例如「臺中市政府住宅發展工程處」這個三級機關,有可能會以「臺中市政府住宅發展工程處」、「臺中市政府都市發展局」、「臺中市政府」,甚麼時候使用甚麼角色?會是未來業務日常之中要知道的事情。
除了核章的各個長官,公文流程中各個關卡的人,也是要早早知道他們是誰,其中最重要的是單位的登記桌,新手一開始會有很多瑣碎的小問題(例如:這份公文科長簽完要放在哪?要發文的公文要給誰?密件公文封放在那?早上那份公文跑到哪去了?要歸檔的公文要放在哪?)很可能都是登記桌能夠幫得上你的,之後你還需要慢慢認識機關收文人員(分文問題)、發文人員(發文總是常遇到各種瑣碎出狀況)。
解構公文流程的基本概念與相關提醒
所有機關,都會訂有「文書處理要點」,舉例而言,像臺北市政府就有臺北市政府文書處理實施要點(直接搜尋機關名稱+文書要點多半可以直接找得到喔),如果要知道整體的SOP完整流程、規則以及各種基本專有名詞,絕對可以參考你所屬的單位的文書要點,這些要點各機關基本上大同小異,很多共通性內容也在基礎訓練的時候的公文課程之中學到,如果真的對公文完全沒有任何了解,各單位的文書要點會是你的小老師,只是文書要點的用詞就是比較硬梆梆,有耐心讀完的話還是會有幫助的,在這系列,我提供一些不一樣的解釋方法,看你是否可對你讀懂公文流程有點幫助。
待辦公文的誕生|所有應辦公文都源於來文或創簽稿
取有「文號」、在公文的「待辦清單」中會出現的那種公文,不會無中生有,最常見的型態就是其他公務機關發公文給自己的機關,為了傳達某些資訊、要求本機關做甚麼事情,或者是民眾的書面申請、陳情等,透過機關「收文」之後,在本機關中得到「文號」,而成為一件待辦公文。
至於「創號」就是由本機關承辦端所發動的公文,例如有業務需要往上陳報給長官(創簽),或是有自己機關的需要,要通知其他單位或者民眾,多數機關的公文系統會有功能可讓承辦人自行創號。
簡單比喻,公文就是一場丟接球的遊戲,球可能是別人丟過來讓你接,或者是你手上有顆球要丟出去。
另一個我鄭重建議要有的習慣「有來文就該收文取文號」,若遇到廠商或者民眾直接將公文不透過收文單位,親自或者郵寄給承辦人個人,請在收到當天拿著文書、或者帶著那個人去找收文人員,正式以單位公文收辦、取文號。
不要以為不透過收文單位,可以不受公文時效管考好像賺到了;若是發生廠商公文涉及契約權利義務、時間期日計算,都可能需要收文日期作為佐證;又若收下民眾的申請或陳情未妥善及時處理,發酵變成新聞事件,擅自收到公文的人變成吃案;又或者私收的文書不慎遺失、對方堅稱他有拿文件給你但你根本沒印象有收到之類的鳥事情,雙方死無對證;此時,收文才可讓廠商或民眾的公文正式進到機關的控管,所有流程被管考的同時,其實也是在保護自己!
待辦公文的重生或死亡|每份公文結束方式為發文或存查
回到丟接球的比喻,不管你手上的球是怎麼來的,你可以選擇把球丟出去,丟還給原本的人、丟給別人,或者只是把球收下來。
一件公文結案的方式,不管稿件如何複雜,一定「至少」是這兩者之一,我在進階版的如何寫篇好公文中,就已經提過,公文簽辦的目的,是向上請示、決定接下來的「行動」,以新手會遇到的,最基本的行動,就是辨認「這一份公文,有沒有需要對外傳達的內容」,如果這份公文的資訊純粹只需要讓機關內部知道,則是「存查」。
發文:包含回復對方、把內容再往下層機關、往必要的機關(或人)轉發等;發文的形式主要以函、書函為最多,長官決行用語為「發」。
存查:暫時沒有再通知其他人的需要、或公文內容本來就很單純只是告知性質、或本來就只是內部簽呈要把業務報給長官裁決,決行之後這份公文書就是歸檔而不需發文。
最常見的基本的存查用語「陳閱後存查」,就是意即:跑完公文陳核的程序就結案歸檔。
其他的就只是這句話語其他行動的的排列組合,例如「文屬副知性質,陳閱後存查」,就是多敘述了這件公文不需要其他處理的原因,是因為對方原本就只是給我副本、讓我知道一下而已(副知);或者加上多一個行動「陳閱後,傳閱本科同仁知悉,文存查」,就是加上了內部傳閱的動作,可以自由交錯運用。
待辦公文的生命旅程|承辦擬稿、會辦、簽核與決行
請把寫公文理解成「告訴長官我要怎麼處理這個案子」,而承辦人擬稿的階段,就是要想好你打算怎麼處理、並且說明理由或蒐集整理資訊之後,寫在公文上,讓主管、長官決定要怎麼處理案件;而會辦,則是在機關內部徵詢或告知相關單位,確保這個處理意見有跨單位的共識,也會是長官核判的參考之一,「決行」則是由適當層級的人,對於這份公文處理方式的最終決定。
詳細的概念,我推薦大家可以先閱讀寫好公文的這篇文章。
進階版公文教戰:如何寫好一篇公文
待辦公文的長眠之處|有文號就有歸檔
檔案法在97年修法之後,目前各行政機關的檔案保存都已經蠻完善了,很高興我參與的是這個時代,大機關的公文在歸檔時,還會一併做成掃描電子檔,便於日後線上查調。
對於新手,要注意的就是公文被長官簽辦決行之後,最後一定要從自己的手上再經過某個流程,交給檔案室做歸檔,無論創稿還是來文、無論公文最後是發文還是存查,只要是有文號的公文,就要歸檔,貼有文號條碼的公文以及長官決行的墨寶,千萬不能不見或是被珍藏在個人抽屜之中;至於公文「如何歸檔」有些單位會有小幫手幫忙作業,也有些單位要自己逐頁編寫頁碼、列印歸檔清單,所以第一次承辦案件結案時,應該要再次確認歸檔如何操作。
循著「有文號就有歸檔」的思路逆推,也可想成「若有一份文書想要歸檔,則要取文號」,有時候會收到一些文書,例如電子郵件、傳真,基於時效性或某些原因,沒有依循收文管道仍要處理的事情,如果你認為有留下紀錄、簽辦並歸檔的重要性,原則上可以採用自己創設文號的方式簽辦,這樣最後這些文書也可以被歸檔;若不取文號,這些案件可能當下處理完之後,日後也無法查考了。
小結
關於機關內部的行政流程、還有各種大大小小的眉眉角角,真的是說上三天三夜都說不完,除了那些各機關87分相似的部分,還有很多不同機關之間不太一樣的的地方,需要個別了解跟適應,希望這些基本概念對你們有幫助。
如同之前所說,這篇文章比較邏輯跳躍一點,其實需要知道的重點,我已經重新整理,放到《公務員工作生存教戰手冊》裡了,要看嚴謹的流程,則再度推薦文官學院的免費教材公文撰作解析,反正這篇免費,你們能看就看吧🤣🤣🤣。
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