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公職職涯文章、公務員 Podcast|翻轉公職文章音頻分主題彙整(2023.10更新)

by 克莉爾 2023-04-18
written by 克莉爾

從2022年5月開始經營網站、podcast,目前也累積了大概近百篇內容產出,因為我的自媒體平台目前有五種,各自的內容也有些差異化,因此這篇幫大家整理起來,方便資源查找。

資源如果有用,歡迎打賞、購書、訂閱方格子專欄,或者IG追蹤多多分享!

公職的工作狀況、職場環境、制度跟未來展望

【文章】如何看待自己的職缺與工作內容,對人生最有幫助?

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【音頻】公職環境會有溫暖嗎?(翻轉公職podcast #14)

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公務員商調、公務員面試或挑選職缺

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2023-04-18
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公務員新手公務員職涯在職公務員工作技巧|心態

公職新手|怎麼填公文檔號、保存年限、密等、速別與公文夾顏色怎麼選

by 克莉爾 2022-10-20
written by 克莉爾

➡️➡️➡️寫這篇的時候,文官學院還沒有更新新的基礎訓教材,但文官學院在2022年12月,重新編撰了基礎訓的公文教材「公文撰作解析」,我下載來翻過了,覺得非常棒,比我們以前上過的課實務白話多了!而且是彩色、圖解、不枯燥的排版,也是免費、開源的,非常建議大家可以直接去文官學院的網站下載➡️「公文撰作解析」會是相當有用的工具書。

  十幾年前克莉爾考高考的時候,「公文」這個科目的考法是把一堆根本不懂意思的格式全部背下來,然後在考試的時候把背下來的格式抄上考卷,不曉得過了十幾年,現在大家是不是還是這樣準備「公文」的考科。因為這個考試方法,跟實際上寫公文根本八竿子打不著一塊,畢竟格式都是制式化的,所有機關都是用定稿或是系統直接套格式,所以根本不需要記得有甚麼欄位。好險2023年起的高普考要刪減「公文」這個應試項目,結束這種沒有意義的填鴨考試,讓公文真正成為進入職場中才需要學習的項目。

  實際上崗之後,最快會遇到的問題是「這些欄位要怎麼填」,新手還沒開始真正的公文寫作之前,可能就先被這些完全不懂怎麼填的欄位給一一擊垮了,前輩沒有教清楚的話到底該怎麼辦呢?為什麼文號有兩個?為什麼公文夾跟來文的速別不一樣?這邊把公文格式上的那些超級小細節、小疑問一次整理給你!

  這就會跟各個欄位的意義和機關的習慣有很多關係,這篇文章帶大家重新認識這些詞彙,也許就會比較掌握如何去問前輩的方法喔!

從各機關的文書處理作業要點找資訊

  安麗一下各機關都會訂有「文書處理要點」,例如臺北市政府文書處理實施要點,在要點附件甚至可以下載「蓋章範例」告訴你印章要蓋在哪,也真的是夠詳盡了(笑),不過每個單位公文的核章位置其實也都長得不一樣,所以如果要研究的話,記得找自己機關的文書要點喔。

  如果你只是一般業務單位的承辦人,不是文書人員,這份要點不需要那麼仔細的閱讀,但是可以從要點知道一些公文的專有名詞跟定義,讓你在跟大家溝通的時候比較知道別人在講甚麼,以臺北市的文書要點為例,雖然有70個法規附件,但大多數大家不會一直用到,一開始比較可以注意的,就是整體的文書流程、辦理實現、統一用語、「便簽」、「函稿」、「函」的範例樣子,等未來等有更多需求、或者是想找很少用到的文書相關的格式,但找不到或不確定怎麼做,再記得可以回來查查這個文書要點,也許就可以找得到答案。

※註:這篇文借用了臺北市政府訂定的各種詳盡範例當作說明的圖例使用,感謝!

文號|一份公文有兩個文號?

  辨識一件待辦公文的方法就是所謂「文號」,文號是公文在機關中的身分證號碼,通常只要是經過機關收文或者創號,在公文的邊角空白處貼或印有條碼,可以對內用來追蹤公文進度跑到哪裡啦~~及未來的檔案管理,一旦發文,這個號碼就成為發文的文號。

可是對於新手而言,可能會有點混淆的是,一份公文上可以看到兩個編號,使用時機跟差別,請看下面的圖例。

➡️代辦公文、收文創號的這些概念,請看另一篇

公文架構 – 3

公文檔號、分類號與保存年限

  檔號與分類號,都是歸檔的時候讓歸檔人員辨識檔案所屬單位、業務種類的編號,所以不如把每個檔號想像成是一個「放置同類業務的抽屜」。
  對於承辦端而言,必須自行填上檔號、分類號與保存年限,讓歸檔人員知道應該要把這個公文放在哪個「抽屜」,或者就像大家如果去過圖書館,藏書也是用「索書號」進行分類,沒有正確的檔號,那就像在一排食譜中間放一本東野圭吾一樣困擾。
  整個機關原則上,會有一個詳細的檔號跟業務的對照表,保存年限一般也是跟隨檔號(例如說某檔號是1年、某檔號就是3年)。但是這個表呢,承辦單位大部分不一定會看過,剛到一個新單位,要怎麼知道抽屜的編號呢?(檔號)很簡單,直接問同事檔號平常都用哪個就可以了,常常同一個科或股內多數公文都是使用特定某幾個檔號而已,只要背下來了以後就是大部分公文用一樣的,或者找一份類似業務的前案,看他使用甚麼檔號就知道了。
  當然也有少數的公文系統,在選取檔號的地方,會把檔號跟對應的業務項目很詳細列出來給大家選,等你熟悉了之後可以試著選看看同單位的別個檔號,讓他們更有效率地分類,一開始只要跟其他同事用一樣的就好了,長官通常也不會去檢查檔號,陳核的時候寫錯了也沒有關係,有時候歸檔人員會幫你發現,到時候再改也沒關係了。
  檔號選錯了會怎麼樣呢?恩,一般來說都不會怎樣,可想像他只是被放到別的抽屜去了,所以在原本的抽屜可能會找不到他,但反正每份公文都有自己的身分證號碼,日後若要調檔多半都是依賴文號,所以幾乎不會有太大的影響。

公文密等、解密條件

  原則上在普通的行政機關中,幾乎99%公文是一般件,密等與解密條件這些欄位,直接空白不要填就可以了。只有在牽涉到個人資料、涉外事件、國防、人事這些性質的業務,是較常使用密件的種類,另外大家最常接觸得到的密件,通常是採購流程中評選委員會的組成、底價決定等案件,對於新手而言,大概有這樣的概念就可以了,除非機關屬性特殊,本身就是高度機敏性的單位(外交、國防等),否則一開始就辦理密件的機率並不高。

  若遇密件,才需填寫密等及解密條件,多數可依來文填寫,或者按照實際情形預估特定期日、特定事件會議之後,如果是情報類型等,沒有辦法預估特定解密情形的類型,最長就與保存期限一樣久;至於公文解密又是另一個繁瑣的流程了,多數機關的文書單位會定期盤點解密條件屆滿的檔案,給業務單位確認,基本上解密之後,已經結案歸檔的這個公文,才能夠跟其他的公文一樣被照常調閱、查看。

  不同機關的密件處理流程差異頗大,加上大家都是久久才辦理一次,發文歸檔等過程較為繁瑣,有的單位會直接由文書單位處理、也有的單位會把瑣碎工作要求承辦人自行處理,若到新機關第一次接觸密件,則可留意下列幾項重點,務必詢問前輩或者文書人員:

1.密件都是紙本傳遞、紙本簽核,不會走電子公文的系統或線上簽核。

2.除了以黃色公文封遞送外,許多機關有密件專用信封,須把公文及附件裝入專用信封後,再逐層簽核,密封、啟封者要逐一蓋章騎縫,第一次在該機關辦密件的時候請留意密件傳遞的方式。

3.有些機關針對密件有獨立的電腦、或以另一個公文系統處理;收發文人員與程序常常跟一般案件不一樣;發文的時候,還有額外的裝封、騎縫等作業。

公文速別、承辦時效、公文封套顏色有關聯性嗎

  速別是用來分辨公文案件緊急程度的詞彙,

  但關於「速別」、承辦時效、公文顏色,有幾個挺會讓人混淆的地方,因為在好幾個地方都會出現類似的概念,他們之間不一定有關聯性,你可以這樣理解這些事:

來文上面寫的速別:

來文機關提醒你「我很急喔!」也是決定公文限辦時效天數的依據。

不過常常實際上也沒有那麼急,若對方在公文上已經寫明某個回復日期、開會日期…,則實際上按照那個日期評估真正的辦理時間(可能比來文的速別還急、或根本不急);又如果你收到的根本是副本、看完內容發現只要存查就好…,那速別也不用理會;另外,速別是可以調整的,如果發現根本沒那麼急,收到公文的時候就可以先調整速別(有些公文系統可以線上自行申請、或者詢問單位的登記桌如何調整),才不會導致公文。

你在要發文的公文上面寫的速別:

你想告訴受文者「這件很急喔!趕快辦」的一個資訊,不過對方是不是會那麼急咧~,嗯嗯通常不會喔XD,如果很急的話,記得公文上面明確寫出要請對方回復的時間(明確期日、或文到後幾日),還有積極打電話催對方比較有用。

不同顏色的公文夾:

行政機關中最常見的幾個基本款有紅色(最速件)、藍色(速件)、白色(普通件)、黃色(密件),有些機關還有綠色(比最速件更速的件),或者有些機關只有紅、白、黃等等。

實務中,公文夾選用的顏色,跟來文、或發文的速別未必有絕對的關係,公文夾是給各層長官以及其秘書,在還不用看到公文內容的時候,可以預先判斷重要跟緊急程度的「參考」資訊,所以通常有些時效性、或雖不甚緊急但重要的案件,我們就可以考慮選用紅色;不重要的東西再選擇白色公文夾。

至於公文夾會不會影響長官核判的速度,嗯…有一點點關係但沒有絕對關係,確實有很多主管會先把有顏色的公文夾先抽起來看(尤其當公文很多的時候),但也會有人無視公文夾的顏色;有色公文夾如果案情複雜,長官需要思考,也可能被擱置在旁邊,導致比白色案件還要慢,反正看公文的狀態最後還是回歸長官自己的決定,所以需要很快的時候,還是要自己拿著公文,一一跟長官說明才行。

公務員工作生存教戰手冊|從五點幫你檢視公文弱點

  最後要廣宣一下,我在2022年12月出版了《公務員工作生存教戰手冊》這本書,內容除了公務員的職場、人際、職涯之外,有大篇幅的工作技巧基本功,包含辦活動、舉辦會議、面對採購、面對責任、了解長官同事想法等等,其中有一個章節叫做「你絕沒上過的公文課」,有更明確、可提供給大家檢視自身公文缺點的五個大架構,還有更偏向實務建議的潛規則,

  書中超過七成的內容都是在這個網站找不到的,公文的章節更是完全新寫,在書中提出了與一般公文書完全不同的解析點,私心建議有公文困擾的人可以購書參考。

  至於我在網站中留有的幾篇公文相關教學文章公文技巧、公文欄位新手村、公文流程(本文)這三篇,算是自己未臻滿意的舊作;且文官學院2022新編的基礎訓教材《公文撰作解析》針對公文格式及流程已經足夠易懂;只是我的文章敘事較輕鬆,反正內容與書籍均不衝突,這些文章就繼續留在網站中給大家自由免費參考。

2022-10-20
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公務員新手工作技巧|心態

公職新手|公文流程的用途與給菜鳥的公文流程提醒

by 克莉爾 2022-09-29
written by 克莉爾

公務員工作生存教戰手冊|從五點幫你檢視公文弱點

  正文前先廣宣一下,我在2022年12月出版了《公務員工作生存教戰手冊》這本書,內容除了公務員的職場、人際、職涯之外,有大篇幅的工作技巧基本功,包含辦活動、舉辦會議、面對採購、面對責任、了解長官同事想法等等,其中有一個章節叫做「你絕沒上過的公文課」,有更明確、可提供給大家檢視自身公文缺點的五個大架構,還有更偏向實務建議的潛規則,

  書中超過七成的內容都是在這個網站找不到的,公文的章節更是完全新寫,在書中提出了與一般公文書完全不同的解析點,私心建議有公文困擾的人可以購書參考。

  至於我在網站中留有的幾篇公文相關教學文章公文技巧、公文欄位新手村、公文流程(本文)這三篇,算是自己未臻滿意的舊作;且文官學院2022新編的基礎訓教材《公文撰作解析》針對公文格式及流程已經足夠易懂,感覺自己班門弄斧;只是我的文章敘事較輕鬆,反正內容與書籍均不衝突,這些文章就繼續留在網站中給大家自由免費參考。

買書可以在志光出版社的「點看」觀看公文對公務健檢的40分鐘教學影片!

公文流程的用途|初任公務員認識機關業務與組織內部的最好方法

公文看似只是一種機關的制式文書,其實上面的資訊非常有用,對於新人來講,公文還可能是認識機關組織層級、業務的最好途徑,也是模仿前手學習的常見工具,以下提供幾個認識公文的概念。

辨識各種「待辦事件」|正式公文只是公務員的待辦事件其中之一

  現代公務員的工作越來越繁雜,要處理的事情不會只有「公文」而已,一個「待辦事件的源頭」可能純粹來自上級交辦、來自民意代表辦公室的傳真、來自相關單位的電郵,而「公文」只是其中一種待辦事件的類型,各個機關在原本的「公文」之外,還可能有其他的案件收受、系統及管考機制,例如針對人民申請案、人民陳情案有另外的編號、操作介面跟結案機制等等。

  所以新人到機關報到後,會需要認識的就是該機關有哪些常見的「待辦事件」的來源(例如剛剛提到的人民申請案、陳情案)及其相應的操作系統,不管因應業務需要有幾套系統要操作,行政機關一定有其主要的「機關公文」流程及公文系統,這則是本系列文章想要討論的重點。

認識機關與同仁|透過公文認識組織型態及工作夥伴

  如果你手上有份前手的公文影本,可以利用這份公文好好了解一下自己的機關,讀懂前案的資訊是門技術,之後慢慢跟大家分享!

  舉例而言,公文簽稿上面可以看到各層長官的姓名職稱,這會是未來你跑公文的時候要找的長官,也是跟自己工作最密切的長官;如果有常見的會辦單位,會辦單位的承辦人,也會是未來經常業務接觸的對象。

  核判公文的人大部分是誰?如果幾乎大多數公文都是科長以下的層級核決,表示你的業務是比較單純、或者是例行性的業務,在前期「模仿」會是你最好的學習方法;如果很多公文都一蓋十幾個章,那表示你的業務重要性高、通常是專案性的業務,可能就更看重協調能力以及專業能力。

  同一個單位可以選擇的發文角色可能有好幾個,例如「臺中市政府住宅發展工程處」這個三級機關,有可能會以「臺中市政府住宅發展工程處」、「臺中市政府都市發展局」、「臺中市政府」,甚麼時候使用甚麼角色?會是未來業務日常之中要知道的事情。

  除了核章的各個長官,公文流程中各個關卡的人,也是要早早知道他們是誰,其中最重要的是單位的登記桌,新手一開始會有很多瑣碎的小問題(例如:這份公文科長簽完要放在哪?要發文的公文要給誰?密件公文封放在那?早上那份公文跑到哪去了?要歸檔的公文要放在哪?)很可能都是登記桌能夠幫得上你的,之後你還需要慢慢認識機關收文人員(分文問題)、發文人員(發文總是常遇到各種瑣碎出狀況)。

解構公文流程的基本概念與相關提醒

  所有機關,都會訂有「文書處理要點」,舉例而言,像臺北市政府就有臺北市政府文書處理實施要點(直接搜尋機關名稱+文書要點多半可以直接找得到喔),如果要知道整體的SOP完整流程、規則以及各種基本專有名詞,絕對可以參考你所屬的單位的文書要點,這些要點各機關基本上大同小異,很多共通性內容也在基礎訓練的時候的公文課程之中學到,如果真的對公文完全沒有任何了解,各單位的文書要點會是你的小老師,只是文書要點的用詞就是比較硬梆梆,有耐心讀完的話還是會有幫助的,在這系列,我提供一些不一樣的解釋方法,看你是否可對你讀懂公文流程有點幫助。

待辦公文的誕生|所有應辦公文都源於來文或創簽稿

  取有「文號」、在公文的「待辦清單」中會出現的那種公文,不會無中生有,最常見的型態就是其他公務機關發公文給自己的機關,為了傳達某些資訊、要求本機關做甚麼事情,或者是民眾的書面申請、陳情等,透過機關「收文」之後,在本機關中得到「文號」,而成為一件待辦公文。

  至於「創號」就是由本機關承辦端所發動的公文,例如有業務需要往上陳報給長官(創簽),或是有自己機關的需要,要通知其他單位或者民眾,多數機關的公文系統會有功能可讓承辦人自行創號。

  簡單比喻,公文就是一場丟接球的遊戲,球可能是別人丟過來讓你接,或者是你手上有顆球要丟出去。

  另一個我鄭重建議要有的習慣「有來文就該收文取文號」,若遇到廠商或者民眾直接將公文不透過收文單位,親自或者郵寄給承辦人個人,請在收到當天拿著文書、或者帶著那個人去找收文人員,正式以單位公文收辦、取文號。

➡️請結合另一篇,看「公文文號」的說明

  不要以為不透過收文單位,可以不受公文時效管考好像賺到了;若是發生廠商公文涉及契約權利義務、時間期日計算,都可能需要收文日期作為佐證;又若收下民眾的申請或陳情未妥善及時處理,發酵變成新聞事件,擅自收到公文的人變成吃案;又或者私收的文書不慎遺失、對方堅稱他有拿文件給你但你根本沒印象有收到之類的鳥事情,雙方死無對證;此時,收文才可讓廠商或民眾的公文正式進到機關的控管,所有流程被管考的同時,其實也是在保護自己!

待辦公文的重生或死亡|每份公文結束方式為發文或存查

  回到丟接球的比喻,不管你手上的球是怎麼來的,你可以選擇把球丟出去,丟還給原本的人、丟給別人,或者只是把球收下來。

   一件公文結案的方式,不管稿件如何複雜,一定「至少」是這兩者之一,我在進階版的如何寫篇好公文中,就已經提過,公文簽辦的目的,是向上請示、決定接下來的「行動」,以新手會遇到的,最基本的行動,就是辨認「這一份公文,有沒有需要對外傳達的內容」,如果這份公文的資訊純粹只需要讓機關內部知道,則是「存查」。

發文:包含回復對方、把內容再往下層機關、往必要的機關(或人)轉發等;發文的形式主要以函、書函為最多,長官決行用語為「發」。

存查:暫時沒有再通知其他人的需要、或公文內容本來就很單純只是告知性質、或本來就只是內部簽呈要把業務報給長官裁決,決行之後這份公文書就是歸檔而不需發文。

  最常見的基本的存查用語「陳閱後存查」,就是意即:跑完公文陳核的程序就結案歸檔。

  其他的就只是這句話語其他行動的的排列組合,例如「文屬副知性質,陳閱後存查」,就是多敘述了這件公文不需要其他處理的原因,是因為對方原本就只是給我副本、讓我知道一下而已(副知);或者加上多一個行動「陳閱後,傳閱本科同仁知悉,文存查」,就是加上了內部傳閱的動作,可以自由交錯運用。

待辦公文的生命旅程|承辦擬稿、會辦、簽核與決行

  請把寫公文理解成「告訴長官我要怎麼處理這個案子」,而承辦人擬稿的階段,就是要想好你打算怎麼處理、並且說明理由或蒐集整理資訊之後,寫在公文上,讓主管、長官決定要怎麼處理案件;而會辦,則是在機關內部徵詢或告知相關單位,確保這個處理意見有跨單位的共識,也會是長官核判的參考之一,「決行」則是由適當層級的人,對於這份公文處理方式的最終決定。

詳細的概念,我推薦大家可以先閱讀寫好公文的這篇文章。

進階版公文教戰:如何寫好一篇公文

待辦公文的長眠之處|有文號就有歸檔

  檔案法在97年修法之後,目前各行政機關的檔案保存都已經蠻完善了,很高興我參與的是這個時代,大機關的公文在歸檔時,還會一併做成掃描電子檔,便於日後線上查調。

  對於新手,要注意的就是公文被長官簽辦決行之後,最後一定要從自己的手上再經過某個流程,交給檔案室做歸檔,無論創稿還是來文、無論公文最後是發文還是存查,只要是有文號的公文,就要歸檔,貼有文號條碼的公文以及長官決行的墨寶,千萬不能不見或是被珍藏在個人抽屜之中;至於公文「如何歸檔」有些單位會有小幫手幫忙作業,也有些單位要自己逐頁編寫頁碼、列印歸檔清單,所以第一次承辦案件結案時,應該要再次確認歸檔如何操作。

  循著「有文號就有歸檔」的思路逆推,也可想成「若有一份文書想要歸檔,則要取文號」,有時候會收到一些文書,例如電子郵件、傳真,基於時效性或某些原因,沒有依循收文管道仍要處理的事情,如果你認為有留下紀錄、簽辦並歸檔的重要性,原則上可以採用自己創設文號的方式簽辦,這樣最後這些文書也可以被歸檔;若不取文號,這些案件可能當下處理完之後,日後也無法查考了。

小結

  關於機關內部的行政流程、還有各種大大小小的眉眉角角,真的是說上三天三夜都說不完,除了那些各機關87分相似的部分,還有很多不同機關之間不太一樣的的地方,需要個別了解跟適應,希望這些基本概念對你們有幫助。

  如同之前所說,這篇文章比較邏輯跳躍一點,其實需要知道的重點,我已經重新整理,放到《公務員工作生存教戰手冊》裡了,要看嚴謹的流程,則再度推薦文官學院的免費教材公文撰作解析,反正這篇免費,你們能看就看吧🤣🤣🤣。

相關文章:

公文格式上面的各種欄位如何填寫

撰寫公文的邏輯、寫好公文前要理解的事情

2022-09-29
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關於作者

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克莉爾

九職等辭職的前公務員,歷經地方+中央5機關 /3年主管職、商調跨3領域,執行逾600億預算。 辭職後現任職游培訓合格CNC職涯導航諮詢師,服務超過100個案,諮詢時數超過200小時,幫你想清楚自己要甚麼、是甚麼。 同時也是作家與講師,著有《公務員工作生存教戰手冊》、方格子職場與職涯專欄


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