職場｜溝通｜人際

　　單位內的業務分工一直是所有主管都需要面對的一個難題，而身為承辦人，也幾乎沒有人會完全對分工沒有產生過問題，我自己擔任過３年的基層主管，雖然自認花了不少心思在上面，然而仍然會遇到同仁對於分工或職務不滿意的情形；在我自己工作過的這５個單位中，也跟不同風格的主管相處過，而且在我覺得需要的時候，我也是會跟主管提出分工問題的人。

　　所以在這篇文章中，我會綜合主管的視角、公職生態，希望可以幫大家重新看待自己拿到的業務。

公務員職場中的業務分工生態｜公務職缺的一些實務前提

國考念的幾乎用不上｜高普考的職系類科跟實際從事的業務專業可能完全不相關

　　考試是死的、但是業務分工是活的、機關人員是流動的，機關提報高普考缺，雖然想要儘量按照機關跟業務的屬性填報，但是實務上並沒有那麼自由，還是會受到組織編制的規範，一個職缺想要換職系，可能需要經過冗長的程序，例如在經發局，大部分都會是經建行政、商業行政這類的職系，例如今天突然有業務需要要做個BOT案，雖然希望招募到有技術背景的同仁，也沒辦法想要就輕易開個建築職系。

　　現代機關的任務變化非常大、複雜性也高，要完成的事情，就算沒有合適背景的人力可以負責，仍然得努力往前推動，當然只能就現有的同仁去調派使用。

　　在機關中實際業務幾乎跟考試科目沒有任何關係，重新學習對於每個人都是必要的，例如就算像「法制」這種看似很專業的職系，高普考的時候只是考民、刑、行政法等大顆，但是分發到各個機關之後，各機關執行的業務卻可能是天差地遠，許多行政的法令都不是在學、準備考試的時候看過的，但這時候仍然要提供法制意見給承辦單位。

　　又例如克莉爾是經建行政職系，考的是各類經濟學、統計，但是十幾年的工作中，我幾乎沒有任何需要用到經濟學的地方，甚至有時候長官的政策還跟經濟直覺完全相反，說服不來也只能硬著頭皮執行，不只如此，經濟背景的我甚至曾經跑去做捷運開發、土地徵收、還要審查建築圖面；當然像經建行政本身就是特別龐雜的職系，因為很多技術職系轉進行政職，所以很多機關開經建缺，可能是為了讓技術人員可以調任進來，實際上業務跟經濟一點干係也沒有。

　　再者，在公務機關之中，很多職位都是同時做好幾件事情，專案管理、行銷企劃、基本法令、溝通協商，這些都不是考試科目可以涵蓋的，每個機關也都會有自己的專業法規的領域，不是考試、讀書階段會接觸到的。

　　簡單說，國考只不過是你選擇一一些你比較容易準備的科目，讓你拿到公務員資格的門票，實際工作之後，抱持著接受不同挑戰、探索個人能力及學習新領域的心態，會讓你比較能夠適應環境。

職務說明騙人嗎｜實際工作跟職務說明可能不一樣的原因

　　不管你是高普考分發填志願、或者是商調的時候看到事求人的職務說明內容，有時難免會跟到單位報到的時候有所落差，也可能會跟你想像中不太一樣，這也就是大部分機關會在職務說明最後一點加一項「其他交辦事項」的原因。

　　尤其在業務單位，因為人員流動也快速，加上提供高普考職務說明的時間跟實際報到時間有落差，在這期間單位內業務分工都很有可能再作調整，甚至可能報缺時用人的科別跟實際報到後指派的科別不一樣，我個人是覺得這沒有甚麼好爭議的。就算在單位內做一段時間了，也有可能會遇到機關內部的人事異動、輪調，被指派去其他單位等等，更何況對於新進人員而言，反正一開始就甚麼都不會，報到之後來甚麼學甚麼就是了。

公職業務分工實務｜試著改用主管的視角看待業務分工不均

　　有業務分工的疑慮時，不妨把自己的位置拉高、觀察一下你的同事們；你可能會認為「主管的問題是他的問題、他要自己解決」，但基本上你們現在就是在同一條船上，如果你想要更理解自己的工作、甚至想知道自己是否有爭取改換業務的機會，你就必須理解主管的視角，因為如果單位裡面存在一些人力問題（你以為那是主管的問題），最終還是大家需要共同分擔那些多出來的業務（最後還是變成你的問題）。

　　這一段，我先告訴大家業務分工中主管會考慮到的事情跟面臨的困難，順便你也可以知道自己以為的分工不均，有可能只是因為你只注意到自己，學會換位思考之後，在下一節，我會告訴大家幾個解決的方法。

業務分工要有穩定性，但是業務量不會總是平衡

　　分工的挑戰第一個是在工作量、業務內容上如何讓大家感受到平衡（包含根據職等安排不同難度的工作），畢竟承辦人之間沒有辦法不互相比較，可惜要做到讓所有人在所有時間上都工作量都平均是困難的事。

　　此外主管在分工的時候，也會希望每個人的業務盡量是固定的，畢竟這樣承辦人才能夠熟悉手上的業務，所以並不會經常性地做業務分工的調整，然而在公務機關中，除非是那種收案式、輪分制度的單位，才可能辦到你一件、我一件很平均，否則機關業務是流動的，有的時候甲業務剛好遇到火在燒，甲就會在那時候特別忙特別衰，乙業務剛好在淡季，甲就覺得乙好輕鬆自己很倒楣，然而這並不能說是主管業務分配上的錯誤。

　　此外，大多數業務是有整體性的，很難切割成小部份，讓不一樣的人同時處理一樣的業務，有可能反而造成多頭馬車、資訊不對稱或者是有所遺漏（甲以為乙做了、乙以為甲做了，結果兩個人都沒做），凌亂細碎的分工可能是主管企圖想要讓大家工作量平均，然而反而會產生管理上的困擾，比較大分類概略的分工，在管理上比較有優勢，不過就更容易造成上面說的那種甲、乙感覺業務分工不均的問題。

公文比較多就是業務比較重嗎？因為你只看得到你自己的業務內容

　　身為承辦人，對於業務的感受很直接，你會質疑業務分工的時候，一定是覺得自己公文電話特別多，或者是覺得業務困難、懷疑自己被指派了不能勝任的工作。

　　這裡有個盲點，每天新進50件待辦案件的業務，跟一個禮拜才1件公文的業務，你覺得哪一個比較忙？事實上，我做過每天50件案件但基本上都準時下班的工作，也做過沒幾件公文但卻加班到昏天暗地的工作，所以衡量業務輕重的基準，也不一定是公文量；甚至也不會是加班時數，我待過完全輪分制的單位，儘管分案理論上完全公平了，但就是有些人完全不用加班而有些人要常態加班。

　　以新人而言，最常被指派的業務，就是例行性審案、很多雜公文或彙整性質的業務，特性就是案件頻繁、數量大、重複性高，每天數量穩定，這些型態的工作比較有機會讓你短時間內熟悉機關業務，對更進一步專業的要求沒那麼高，做這些業務幾乎會覺得每天都好多公文、好多電話或資料要彙整。

　　相對的另外一種業務性質，例如專案型態的，可能是每年在特定的時間點會特別密集的忙碌，其他時間都是按照時程步調籌備規劃；也有一些業務平常沒事，但是一但遇到新聞事件或者出狀況，就會變得很恐怖；或者有些常會遇到長官臨時的交辦，需要有經驗的人快速應對或產出資料。這樣的工作型態，也許不會像例行業務一樣日復一日都收到好多案子，平時看起來公文、雜事沒那麼多，但他其實在忙你還看不到的業務、也可能承擔比較大的責任及更專業、需要保持機動性。

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只有主管真正知道每個人的效率與品質、個性、能力與個人因素

　　效率、經驗跟承辦品質，也會影響業務外觀上的多寡，公文送上去一路通關的人，當然比起同一件公文反覆被退件修改很多次的人，節省很多工作時間；每個人管理自己工作的方式都不一樣，效率跟品質的真實情況，只有主管看得到。

　　每個承辦人只會看得到自己的工作情形，很少真正知道別人的工作情形，就算在同一個科裡面上班，大家對於別人的工作實情也並不會真的了解，你以為很能幹的同事，可能是出一張嘴但是品質很差；總是加班看起來很賣力的人，其實業務沒有特別多，只是常常在做無用功，這些都是實際存在的狀況，所以如果用加班時數來衡量忙碌程度，往往並不準確。

　　理想的狀態下，主管在分工時，也會考慮到職等、經驗、個性與業務的適合性，相對比較敢溝通、外向的人可能適合辦活動管廠商、相對比較謹慎仔細的就做數據或資料彙整這種需要正確性的，注意一下這邊說了，都只是「相對」而已，畢竟一個科/股裡面大概也就是幾個人而已，分工的極限，也只能在有限的人裡面，選擇一個相對有機會把這件事處理好的人而已。

業務分工不均的超級兇手：公職體系中不適任人員的淘汰相對困難

　　最後這個幾乎是所有機關共通都會遇到的問題，就是每個單位裡面，多多少少都會遇到一些全部假種請到光人、甚麼都不懂人、遇到小事就崩潰人、職業級推推人、超級鬼打牆人等各式各樣花式擺爛大法；也會遇到有些同仁家裡有特殊情形（例如照顧罕兒、長輩）或者本身生病（身、心）的人。

　　前者是在機關立場，根本沒有辦法用的人，大部分主管的處理方法，就是只能最低限度地指派給他至少可以勝任的業務，因為這些人也幾乎無法做其他更複雜或更重要的業務；後者則是在人道上雖然不好意思指責他，但在業務分派的侷限上，確實絕對造成了主管跟其他同事的負擔。

　　我自己擔任主管的時候，曾經嘗試過跟第一種人周旋到底，對我也是非常印象深刻的身心俱疲、自我懷疑的過程，可說傷敵50要做好自損100的心理準備，同時也體認到在公務員界，甚至要給一個考績「丙」都很困難（也會考慮到給「丙」之後，這人豈不是更調不走了），更不用說讓不適任人員解任了。所以我也完全理解，大部分的主管對於這些難纏擺爛人們，通常只能採取消極的處理作法，而其他人就很可憐的要做更多的業務。

※我與不適任同仁的抗戰經驗，可以聽podcast第#8集，連結在這邊：apple podcast ｜spotify

感覺業務分工不均｜很累嗎？這幾個方法也許可以試試看

　　儘管是資深公務員，都很難要求自己想做甚麼、不想做甚麼，畢竟主管也會有自己的立場；不過，這也不代表我們需要對於任務全部都照單全收，以下我提供一些心態轉變的想法、觀察的做法以及跟主管溝通的方法，也許你可以試著一步一步去探索。

你在工作中想要變成甚麼樣子、得到甚麼評價？

　　很多人可能都有過「不做事的人最大」、「會做事的人難道只能做到死嗎」的想法。

　　不過擺爛實在也不是每個人做得到的，在那之前，我們也會有自尊、自我要求、會在意別人的眼光，也還是有很多人，希望從工作中得到成就感，在現在的工作中擺爛實在沒有甚麼好處，就算是為了自己未來商調的機會、甚至是累積一點轉職的能量，都應該持續培養好口碑、也才能建立一定的人脈，跟累積有用的職場技能。

　　當你覺得為什麼有人可以這麼擺爛，很不平衡很生氣的時候，看著他的樣子（包含他一整個人的穿著打扮、說話態度、自信程度等等），問自己「我想變成他的樣子嗎？」如果那不是你要的樣子，那沒有必要在意他、也沒有必要跟他比較。

先問自己這幾個問題，並且觀察別人的業務

　　搞清楚自己不滿意現在業務的原因：讓你質疑現在的業務的原因是甚麼？是認為「份量」太多、還是複雜性太高？還是不喜歡現在手上的業務屬性，不喜歡的部分是甚麼？你欠缺的是甚麼？

　　看看整個單位的人都在做甚麼，如果你是主管，還可以怎麼安排：觀察你的同事，如果你可以選擇跟一個人交換業務，你想跟誰交換業務？（選可能、可行的）再來客觀地思考，你真的了解那個人的業務內容嗎？如果你現在的業務，由其他同仁辦理，你覺得誰最適合？你願意跟那個人交換業務嗎？

與主管談談分工的方法，並且在職場開啟一個正向循環

　　如果你很努力了，但現在的業務真的loading太重，我認為當然可以跟主管商量看看，不過上面的思考，是希望你跳脫自己的框架、多看看別人實際在做甚麼、有何工作方法值得學習，也順便多理解自己的能力與缺點。但實際上「兩個人的業務交換」這種事情實在也是少之又少。

　　如果要談判，重點在還是要對整個單位的業務狀況，有一些觀察，並且站在主管的立場，提供他對你有幫助而且同時對他而言可行的調整方式，如果你的期待對他而言實際上不可行（例如最極端的：可不可以不要接業務）那當然不會有任何結果與改變。

　　請你注意，分工雖然是可以跟主管反映的事情，但是有些傳達方式肯定不會有用。

與主管談分工必然失敗的方式

沒有任何資訊的抱怨：

例句：「我好累」、「我真的不行了」、「做不完要哭了」、「這個我不會、我不懂、做不來」

傷害其他人的爭執：

例句：「為什麼某甲的工作比較怎樣怎樣」

與主管談業務量可能有用的方式

暫時性地請同事幫忙一部分業務，請明確地提出你認為可以切割出來的部分，並且表示會跟同事做好業務交代：

例句：最近ＯＯ專案負擔太重了，我擔心會影響進度，如果是ＸＸ那部分的資料整理，可以先請某甲／可以安排一個人幫我嗎？我會跟他講清楚怎麼做。

明確指出可行的分工建議以及原因：

ＯＯ業務，因為複雜度不高，我建議可以讓某甲試試看，我可以跟他講清楚怎麼做。

開啟與同事間的正向循環

在同事很忙，而你還好的時候，主動詢問是否需要幫忙打下手（例如：在他慌亂準備會議時，幫他打個簽到表、釘發會議資料）當你需要幫忙的時候，也試著開口請同事幫忙。

一旦開始與別人進行業務交流，你會發現他做的事情跟他的工作狀況，也許跟你想像的不一樣，也可能會發現別人的工作方式，有甚麼你可以學的地方。

無論如何，這都是開啟一個互相幫忙的循環，而不是一個互推的循環。

當你平常願意幫忙別人，在你需要幫忙而提出需求的時候，更會被認真當一回事，別人也不會認為你是在推工作。

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　　每個單位的分工都有自己的挑戰，除了跟業務型態有沒有餘裕跟空間去做很好的規劃有關，也跟主管本身的能力、態度、處理意願有絕對相關性，大多數時候，也許都是無能為力的。

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