政府機關採用的公文系統，都是各機關資訊單位透過採購程序發包委外建置，全台沒有一致性。機敏性高的機關，甚至是有資訊單位內部自行開發的公文系統；此外，有不少具有區別性的例行性業務，是獨立另一個作業系統，例如我過去曾承辦過公司登記，就是登錄資料到公文的撰稿發文，都是獨立一套系統處理，全台各縣市及中央的公司登記機關都用同一個系統，而不是使用原本機關的公文系統。
一套好的公文系統，對於工作效率帶來的正面幫助是不容質疑的，難上手的公文系統，就是在浪費所有同仁的時間。
我在政府工作 13 年來， 待過 5 個機關，使用過的「公文系統」將近 10 種之多，由我來評測公文系統，超級公道神準。
2023年起高普考不考公文了，記得過去當時補習班老師都請大家把整份公文的「格式」背下來，哪邊寫檔號、保存年限、速別，據說現在還是這樣考的公文，這個考試方法真的有任何意義嗎，廢除公文考科真的是讓國家考試前進一大步。
到了考上公務員、上基礎訓練的時候，也會有公文課程，不過基礎訓中公文的教學基本上以文稿別、公文用詞、上下關係稱謂等為主，當然，基礎訓練的課程，絕對是實用也必要知道的事情，但是如何真正寫好一篇公文，卻是幾乎沒有人會明確地教你的事情，大部分的人只能靠著模仿抄襲、以及不斷被主管退件的過程，漸漸磨合出一套方法。
不過，也並非所有公務員都需要自己寫完整的公文，多數受理人民申請業務的單位，通常都已經有例稿、通稿可以使用，不過若業務屬性不是例行業務，而是從事政策規劃的工作等，公文的能力還是不可或缺的。
正文前先廣宣一下，我在2022年12月出版了《公務員工作生存教戰手冊》這本書，內容除了公務員的職場、人際、職涯之外，有大篇幅的工作技巧基本功，包含辦活動、舉辦會議、面對採購、面對責任、了解長官同事想法等等，其中有一個章節叫做「你絕沒上過的公文課」，有更明確、可提供給大家檢視自身公文缺點的五個大架構，還有更偏向實務建議的潛規則，
書中超過七成的內容都是在這個網站找不到的，公文的章節更是完全新寫，在書中提出了與一般公文書完全不同的解析點，私心建議有公文困擾的人可以購書參考。
至於我在網站中留有的幾篇公文相關教學文章公文技巧、公文欄位新手村、公文流程（本文）這三篇，算是自己未臻滿意的舊作；且文官學院2022新編的基礎訓教材《公文撰作解析》針對公文格式及流程已經足夠易懂，感覺自己班門弄斧；只是我的文章敘事較輕鬆，反正內容與書籍均不衝突，這些文章就繼續留在網站中給大家自由免費參考。
反覆被長官退件、清稿修改是很花時間、很讓人感到挫折及煩燥的，加上總是有公文時效在後面追著跑，我們當然希望被退文這件事情越少發生越好，不要在一個案件上耗費太多時間，才能留下時間泡茶聊天。
公文是體制內下對上傳遞資訊的主要工具，原則上簽核過程都有紀錄，核定的公文書面要歸檔，在保存年限內，都是客觀留存的書面證據，善用簽文，讓決策者寫下他的決定之後，基層的業務執行有憑有據、也有釐清、分散責任的證明，不過要先聲明，這件事情是需要一點技巧的（笑），以後會另外寫篇文章跟大家分享（老高語氣）。
基層人員常常未必能夠見到高層長官，但公文也許比你有機會，可能要把每次簽章送陳核的東西，當成個人在機關內部形象履歷吧！錯誤百出的文書，很難讓人相信你有把事情辦好的能力啊。
再者，如果有意升遷，當上主管之後就是要批核別人公文的人了，如果自己寫的公文還邏輯不通、用語用字錯誤，未來要怎麼帶人呢。所以寫好公文絕對能夠提供個人印象分啊！
簽跟函的基本精神其實很像，只是功能和對象不一樣，但為了撰寫方便，我這整篇文章原則上都是以「簽」（或便簽）這種對象為機關內部的格式邏輯來做說明，如果之後讀者還有需要的話，再寫函跟書函的版本囉！
不管是最簡單的「陳閱後存查」、「傳閱同仁知悉」，或者是洋洋灑灑三四頁的簽文，公文最主要的功能就是用書面確認下一步的行動（或做出「不行動」的決定），如果沒有需要行動的事情，通常也沒有公文簽辦的必要。
所以可以說，一份簽案，最先要確認的部分其實是「擬辦」（也就是我下面說的行動方案），那是一份公文成立的目的；至於篇幅最長的「說明」段的最大功能，就是圍繞在最後需要確認的行動事項，提供前因後果、輕重緩急、法規經費、執行困難、協調歷程、優劣分析等關鍵資訊，如果承辦單位已經有很明確的行動方向，那麼，說明中提供的所有資訊，都應該要導向、支持那個結果，並且說服長官你在過程中的所有資訊收集與協調努力，都顯示行動方案可行。
如果是不得已，須提出長官行動事項的不同替代方案（俗稱：甲乙案），那麼指出差異和疑慮的相關資訊就是公文的重心。
再換句話說，如果你提供的資訊，無助或不足以長官理解問題、做出行動決策，或者是看似相關但扯太遠、或是沒有講出重點，偏離行動方案、甚至說明了半天得出來的建議跟擬辦是完全相反的，那這份簽案，就不會成立，也很難得到需要的結論。
簽核公文時，通常也要寫上該份公文的「決行層級」，決行層級的意義不僅僅是讓簽核過程中的長官知道公文最後核決者是誰，對於承辦人而言，其實也是重要的資訊。
我自己在撰寫公文的時候，一定會按照最後決策者的層級，調整撰寫的內容。
原則上，基本的思考是，跟自己越近的主管（例如股長、科長）分配給這份公文的時間越多、對你的業務內容也越了解，他較為在乎事情未來如何落實、而且他願意承擔的責任相對較少，在這層面跟你較為相近；而離自己越遠的長官（例如部長、市長、局長），他每天接觸的資訊量越龐大、越沒有空好好思考一份公文的內容，通常他們對細節、前因後果跟實際業務的操作方式，也越不了解且較不關心，他們較為關心的是成果以及事件呈現在外界的樣貌，以及對外宣稱的政策方向能否實踐。
所以通常越低層級決行的公文簽辦越簡略，是因為事情相對單純、及主管對於業務相對了解；而提供給越高層的長官的公文，通常我都會假設他們對這個案件不太了解，所以需要提供歷程、法規這些參考資訊，但同時，也更要對資訊做刪減或重點節錄，因為他們可能耐心也有限，他們會希望更明確的得到對他而言重要的資訊。
至於怎麼知道高層長官關心甚麼呢，另外的這篇公務員工作的文章有提供一點類似資訊可參考喔。
政府機關是「層級節制」的代表性單位，不曉得大家有沒有想過，為什麼一個組織採用層級化的機制在工作，我覺得其中一個很大的目的，就是篩選及過濾，因為工作量、要面對的事情太多了，而輕重程度、所需要的決策力道、負責任的強度都不一樣。
所以承辦人就是漏斗的開口，每個人會得到龐大組織中一小塊的業務，而在你自己的範圍內，扮演篩選的功能，把資訊的重要性做分類，把必要的資訊往上傳達、把欠缺的重要資訊蒐集補足，如果欠缺關鍵資訊，就要主動去蒐集，例如打電話詢問、查詢相關法規；而一些細節的操作，就要由承辦人來自行負責及處理。
例如：一件要求５月３０日前提供全部單位同仁社群媒體帳號的公文。（純瞎掰案例）
「操作細節」（儘管往上陳報，對主管而言也不重要的）：你要自己處理的、有空間自己決定的部分，如回復日期（除非你逾期了）、使用甚麼形式跟同仁調查、要求同仁何時回報給你、催資料等
「決策資訊」(主管、決行長官關心的)：誰來調查、調查的目的是甚麼、提供資料有無涉及法規（如個資法）或其他疑慮、要或不要把資料提供出去。
以上這樣的拆解，對於資深公務員來講應該是很直覺、架輕就熟的事情，只是大家很少去分辨背後的意義，其實就是在做層級節制的篩選工作，範例雖然簡單，但是這個邏輯也可以使用到更複雜的公文上面的篩選。
先告訴大家最萬用、最基礎、一定可以用的公文絕招就是：參考前案或類似案！
這招就算是資深公務員，也還是很常用喔，尤其在你已經有公職經驗，因為商調、換業務等因素接觸新業務的時候，參考前案可以迅速知道這個案件的操作細節、關鍵資訊，甚至也可先掌握核決者的立場。如果有可以完全套用的案件的話，很多人也會完全照抄前案，克莉爾自己比較ㄍㄟㄍㄠˊ所以都還是會按照自己比較喜歡的寫法修改，簡單說，公文看似制式，其實就算講述一樣的內容，每個人還是都有文句排列組合的空間，寫出來不見得會一模一樣，就像番茄炒蛋每個人炒的味道也不太一樣。
所以我這邊分享一些比較共通的建議，讓你的公文可以更漂亮，而這背後的核心精神，就是前一段的前提思考囉，一樣是以「簽」作為說明的基礎：
有時候會看到整篇都是照來文完全複製貼上，或者把整段法令複製貼上的公文，你可能會想說，咦？有甚麼不對嗎？這樣很完整啊，自己寫的部分越少越好就不會出錯了吧！
但克莉爾覺得，這個公文挺扣分的喔！（嗯，但確實很難說你「寫錯」）
原因一，你完全沒有換位思考，換成是你自己，是不是如果看到來文整篇貼了三四五六個法條，還搞不清楚他要幹嘛就先頭暈腦脹了？那假設你還有一個小時承辦這案件，科長一件看十分鐘，局／處長有多少時間呢？部／市長呢？這些整天跑行程的大忙人，有可能比你更有餘裕消化這一大段、未經整理的資訊或法令嗎？
原因二，你完全沒有做到你身為個漏斗開口，該做的「去除雜訊、挑出重點」，如果覺得來文資訊都很重要無法刪減，幫來文的資訊做條列式的整理，是不是比較漂亮了呢？
原因三，那個．．．來文你已經附在後面了，一樣的東西看兩次不是挺浪費人生的嗎，如果看完你的重點摘錄，他覺得有需要的話，他會自己去看完整版喔。
嗨～～說穿了如此基本但大家常常忽略喔，善用一下「一（一）１．（１）甲」吧，透過分層，你可以重新組織、編排一下複雜的資訊，把同類的內容彙整在一段；條列的話，還可以把每一段的重點或者標題，先簡短摘錄在最前面，這麼做的好處是，當你的簽文很長、資訊很多，每個長官在乎的事情不一樣，他可以自己先透過標題去找他最想看的、對他而言是關鍵的資訊，不用逐字逐句看到尾。
另外就是條列的標題，建議可以儘量以有文義的文字替換掉沒有文義的文字，有意義的例如「活動名稱、辦理時間、辦理目的、地點」或者「重點摘錄」（例如我這篇文章的文章大綱）。以下圖為例，兩種寫法其實都可以喔，您哪種會覺得比較清楚呢？ps.圖中的”意義”應該改為”文意”比較適當。
克莉爾自己的工作習慣，我會在開始寫之前，把素材先準備好，例如把附在裡面的附件（法條、會議紀錄、前案公文、契約blablabla）先找出來，並且整理，這樣除了工作效率比較快，也可以先比較有邏輯的把事情的邏輯重新做整理或編排、篩選哪些是必要或不必要的資訊。等簽寫好，再幫他們編號就完成了。
嗯，也許看到這邊，有些人會覺得，跟你的主管要求的不一樣，或者覺得就算這麼做了，可能也還是會不斷被退文之類的。
因為公文寫法本身，確實是沒有標準答案的，那跟你的長官的認知與個性當然有絕對性的關係，我只能分享給大家我自己實做起來，還算順利且共通的技巧，就像這篇一開始也提到過的，公文實質上是與長官溝通的工具，所以越複雜的內容，在簽辦過程中就越需要溝通技巧及換位思考。
因為公文的目的是「某種行動或不行動」如果單位內部對於行動方向還不確認的話，這是較需要先與主管溝通的，因為你簽辦中的行動（擬辦）跟單位所要的不同的話，絕對在過程中會遇到很多阻力跟困難。
對於政務官而言，達成頂頭上司的任務使命、選民承諾、維護媒體及民意是最具有重要性的，而對於中間的這些事務官裡，大家的想法則可能形形色色，也不乏擔心自己擔負責任、或被自己的長官苛究的人。
「揣摩上意」聽來狗腿，但「換位思考」本來就是溝通必須，有時長官不停退文又不願意直說，大抵就是裡面有甚麼他簽不下去但又不好意思說出口的疑慮，有時候換個方式或說法、加強一下論述或提供佐證依據去消除那些擔憂，有可能就可以通關囉。而這些多多少少需要一些觀察力，例如這位長官是怎樣的個性、在乎的事情、喜歡的呈現方式是甚麼等等，跟同事討論也是個好方法喔。
如被退文，我又不太了解長官的退文原因的時候，可能可以先跟基層主管（如科股長）詢問，因為有些高層長官是不會直接找承辦人溝通的。或者有機會的話，也可以直接去禮貌地詢問長官希望自己如何調整，並在面談的時候確認對方意思：所以我在這邊改寫成怎樣怎樣，你覺得是否比較呢？
沒想到是這麼消極的結論，但就因為公文的本質是溝通，所以可能也會呈現人與人的關係，那就跟公文寫得好不好不完全相關了。
例如你與長官的互動是否良好啊，你平常是不是就表現得很隨便不可靠啊？主管是不是剛好最近被他的長官噹啊？
然後每個主管長官也是會有各種自己的要求跟習慣，這些事情都是沒有辦法短時間內改變
另外信任是可以累積的，當你對公務的判斷已經足夠讓主管信任的時候，通常公文也會越簽越順利，也會有那種某某簽的案子他就很放心地看過去的時候喔。
完成這篇文章我內心是蠻開心的，至少這是我自己從來也沒有看過的一些內容，只是很多東西並不是自己創造的，可以說是這些年在不同機關、面對不同長官的經驗，希望對大家會有幫助，還有想更詳細知道的地方，也歡迎透過粉專或ＩＧ讓我知道！