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政府機關採用的公文系統,都是各機關資訊單位透過採購程序發包委外建置,全台沒有一致性。機敏性高的機關,甚至是有資訊單位內部自行開發的公文系統;此外,有不少具有區別性的例行性業務,是獨立另一個作業系統,例如我過去曾承辦過公司登記,就是登錄資料到公文的撰稿發文,都是獨立一套系統處理,全台各縣市及中央的公司登記機關都用同一個系統,而不是使用原本機關的公文系統。
一套好的公文系統,對於工作效率帶來的正面幫助是不容質疑的,難上手的公文系統,就是在浪費所有同仁的時間。
我在政府工作 13 年來, 待過 5 個機關,使用過的「公文系統」將近 10 種之多,由我來評測公文系統,超級公道神準。
公文系統三大主要功能|幫助提昇文書效率以及電子化
功能一|電子公文傳輸—政府機關與公司行號之間互通的文書傳遞方式
「電子公文」的傳輸方式在政府機關之間,已是覆蓋率極高的傳送方式,使用電子交換收文、發文,節省郵資費用,也省下信封等耗材,不僅省下 1~2 天紙本公文郵寄時間,更可省下在政府內部從收發單位到承辦人手上的文書交換傳遞人工流程,至少省下半天。
許多銀行、財團法人、大型公司企業行號等,也都已經普遍地導入電子公文傳輸了。
電子公文並非普通的電子郵件,若要撰寫公文給政府機關,切記要透過機關正式「收發」程序,才有錄案紀錄,私下寫信件傳到公務員個人的信箱,是不會被當作公文的!
若要使用電子交換傳輸,組織團體要先申請組織憑證(組織憑證XCA申請網站)、公司行號則申請工商憑證(工商憑證GCA申請網站),然後再到「公文e網通—電子化公文入口網」提出申請(是一個風格非常神秘的網站XD)。
功能二|公文電子承辦、撰寫、簽核
現今幾乎所有行政、機關學校都是用公文系統來撰寫公文(僅聽說少數學校或小單位,還在使用 word 登打公文),隨著「不會用電腦的長官」逐漸退休,使用線上簽核、全程無紙化的公文也越來越普遍。
公文系統可說是公務機關最直接重要的工作工具,這個工具的方便性會直接影響工作效率。
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功能三|公文檔案電子保存、查詢、線上閱覽舊檔案
政府機關所有的公文書都需要按照「檔案法」保存,近 20 年的檔案保管制度完善;近 10年絕大多數的行政機關,都完成將檔案掃描成影像檔案的浩大工程,查閱舊案只要在網路進行,不需耗費人力、時間調閱紙本檔案。
公務機關流動率大、公文量多,有時交接資料不齊全,只要公文及檔案的電子化完整,後手還是可以透過網路調閱前案資料,承辦人若懂得查詢前案的關鍵字的技術,就會很快上手新業務;這時查詢功能足夠強大的系統就很需要。
好的公文系統有哪些要件
操作符合使用者直覺、流暢
承辦人不需要為了辦理一份公文,來回切換多種畫面,自然節省效率;我以前真的用過流程複雜的,要從A系統寫公文、匯入B系統套印發文等,超級浪費時間。
視覺化界面
如:公文各種欄位的填寫、簽核修改紀錄可以在同一個畫面上直接一目瞭然,有錯誤或缺漏可以快速發現、修改。
整合查詢、辭庫、方便複製貼上等功能
繕打公文,說實話,最快速的方式就是找到合適的語句、前案拿來改,不是從頭自己寫到尾,公文系統若能夠有完整的前案查找調閱、可建立常見詞庫、從來文電子檔直接複製等功能,就會增加很多承辦效率。
善用公文系統增加工作效率的小技巧
這次我跟「叡揚資訊」合作,試用他們的智慧公文系統(「雲端版:VITAL OD 公文管理」、「地端版:電子公文交換系統 S.P.E.E.D 」),我之前雖然用過將近十套公文系統,但不包含叡揚公文系統,因此我可以說是完全的新手上路,來探索一下這套系統有哪些增加工作效率、符合實務工作需求的特色吧!
目前全台有多個政府機關構使用叡揚公文系統;不是用叡揚系統的公務同仁,你也可以在自己的系統中找找看,有哪些相似的方便功能,可以增加自己的承辦速度跟品質喔。
介面清楚易懂|雙欄式視窗顯示辦文最輕鬆
首先,系統介面意圖清晰、直覺式點選各項功能,以下圖為例,選擇公文之後,所有流程可以顯示在上面;左側的欄位可以輕鬆點選到需要操作的畫面,右上方直接有選單可選創稿、查詢等常用功能,可說在任何畫面都能快速抵達需要的介面。

還有我覺得非常重要的「雙欄式」畫面,如果你的公文系統預設是只能一個畫面顯示一頁面,建議找找看是否有雙欄檢視的功能。有時雙欄式功能能否開啟,跟螢幕大小有關係,如果沒有顯示出來,可先用瀏覽器本身的縮放功能,將畫面調小後,調整畫面顯示大小(調小)。
省去切換看來文與簽稿的時間,左右對照就可快速邊看邊寫,是一定要會用的高效操作方式。

輔助辦文小功能|公文詞庫、螢光筆
我是會去建立辭庫的人,除了基本的「文屬副知,陳閱後文存查。」這種詞可以幫你一鍵辦文之外。
我也會建立一些比較長的文字,比如常收到某種案件類型,如果都是大致回復類似的主旨或說明內容架構,我會把「主旨」、「說明一」、「說明二」分成各個段落式放到詞庫,遇到的時候一鍵擷取下來,修改成當下需要的版本就好,大幅節省還要去找參考前案、或重新登打的時間。

叡揚公文系統的辭庫還可以用搜尋功能,就能用關鍵字更快找到想要的段落。
此外,系統還有「螢光筆」及「便條紙」功能,可以在簽、稿上畫螢光筆,這也不是每套公文系統都有的功能。
通常如果案情複雜,承辦時我們還是會使用紙本簽核,在重點處畫螢光筆,有時長官退辦不會寫簽核意見,而是貼便條紙;或者簽辦過程中有不適合寫在簽上、但又需要提醒長官或會辦單位的補充資訊,也會多貼一個便條紙,這個系統把這些紙本簽核時會運用的小工具都加上去了,可以直接用線上簽核做到一樣的感覺,也是非常符合公務機關工作習慣的功能。
智慧化加碼功能|錯別字主動偵測、文字校正建議
叡揚公文系統還有錯別字偵測功能!這是我過去使用的公文系統中沒有看過的功能。同時也是超級實用的功能,錯別字的校對是公文簽核流程中的基本,但有時自己難免疏忽沒有發現,現在可以直接用智慧化的方式提醒,系統用上下文判別正確字詞建議,對於增加公文正確性很有幫助。
叡揚公文系統—結合 AI 智慧化,高效公文系統的未來式
2023 年可說是 AI 元年,儘管公務機關還有個人資料、資訊安全、公務機密等問題,隨著 AI 在文字生成上面的進展和其他保密配套技術的成熟,AI 導入日後公務機關的辦公環境,只是遲早的事情。
像 ChatGPT 現在就已經可以協助公務行銷發想、計畫草案撰擬,只是公文的語彙還沒有人訓練他過,但未來或許各種公文用語可以自動生成建議;或者收到來文之後,由 AI 主動去抓取最相近的前案內容供參考,「雲端版:VITAL OD 公文管理」、「地端版:電子公文交換系統 S.P.E.E.D 」都有這樣的 AI 偵錯功能,讓公務辦理更加輕鬆。
叡揚公文系統的錯別字偵測只是一個開啟的小嘗試,希望我們未來有一天,都有機會看到 AI 結合公務辦理,有更加智慧、科技、便利又容易操作的公文系統!
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寫公文給政府簡單上手|私部門也通用的公文系統
叡揚的公文系統,至今不僅超過 1,500 個政府機關使用,包含金控業、銀行業、財團法人、醫院及學校等公文需求頻繁的組織也都已經導入,電子公文不只輕易可跟政府溝通,也提升內部同仁工作效率,並可大大節省紙張,進而實踐ESG低碳轉型的目標。
系統中也內建的各種函文、開會通知單格式,都參考公務機關的格式,公文小白也可以輕鬆看懂、操作上手,很適合有需要跟政府機關公文往來的公司、組織!