政府機關採用的公文系統，都是各機關資訊單位透過採購程序發包委外建置，全台沒有一致性。機敏性高的機關，甚至是有資訊單位內部自行開發的公文系統；此外，有不少具有區別性的例行性業務，是獨立另一個作業系統，例如我過去曾承辦過公司登記，就是登錄資料到公文的撰稿發文，都是獨立一套系統處理，全台各縣市及中央的公司登記機關都用同一個系統，而不是使用原本機關的公文系統。
一套好的公文系統，對於工作效率帶來的正面幫助是不容質疑的，難上手的公文系統，就是在浪費所有同仁的時間。
我在政府工作 13 年來， 待過 5 個機關，使用過的「公文系統」將近 10 種之多，由我來評測公文系統，超級公道神準。
正文前先廣宣一下，我在2022年12月出版了《公務員工作生存教戰手冊》這本書，內容除了公務員的職場、人際、職涯之外，有大篇幅的工作技巧基本功，包含辦活動、舉辦會議、面對採購、面對責任、了解長官同事想法等等，其中有一個章節叫做「你絕沒上過的公文課」，有更明確、可提供給大家檢視自身公文缺點的五個大架構，還有更偏向實務建議的潛規則，
書中超過七成的內容都是在這個網站找不到的，公文的章節更是完全新寫，在書中提出了與一般公文書完全不同的解析點，私心建議有公文困擾的人可以購書參考。
至於我在網站中留有的幾篇公文相關教學文章公文技巧、公文欄位新手村、公文流程（本文）這三篇，算是自己未臻滿意的舊作；且文官學院2022新編的基礎訓教材《公文撰作解析》針對公文格式及流程已經足夠易懂，感覺自己班門弄斧；只是我的文章敘事較輕鬆，反正內容與書籍均不衝突，這些文章就繼續留在網站中給大家自由免費參考。
公文看似只是一種機關的制式文書，其實上面的資訊非常有用，對於新人來講，公文還可能是認識機關組織層級、業務的最好途徑，也是模仿前手學習的常見工具，以下提供幾個認識公文的概念。
現代公務員的工作越來越繁雜，要處理的事情不會只有「公文」而已，一個「待辦事件的源頭」可能純粹來自上級交辦、來自民意代表辦公室的傳真、來自相關單位的電郵，而「公文」只是其中一種待辦事件的類型，各個機關在原本的「公文」之外，還可能有其他的案件收受、系統及管考機制，例如針對人民申請案、人民陳情案有另外的編號、操作介面跟結案機制等等。
所以新人到機關報到後，會需要認識的就是該機關有哪些常見的「待辦事件」的來源（例如剛剛提到的人民申請案、陳情案）及其相應的操作系統，不管因應業務需要有幾套系統要操作，行政機關一定有其主要的「機關公文」流程及公文系統，這則是本系列文章想要討論的重點。
如果你手上有份前手的公文影本，可以利用這份公文好好了解一下自己的機關，讀懂前案的資訊是門技術，之後慢慢跟大家分享！
舉例而言，公文簽稿上面可以看到各層長官的姓名職稱，這會是未來你跑公文的時候要找的長官，也是跟自己工作最密切的長官；如果有常見的會辦單位，會辦單位的承辦人，也會是未來經常業務接觸的對象。
核判公文的人大部分是誰？如果幾乎大多數公文都是科長以下的層級核決，表示你的業務是比較單純、或者是例行性的業務，在前期「模仿」會是你最好的學習方法；如果很多公文都一蓋十幾個章，那表示你的業務重要性高、通常是專案性的業務，可能就更看重協調能力以及專業能力。
同一個單位可以選擇的發文角色可能有好幾個，例如「臺中市政府住宅發展工程處」這個三級機關，有可能會以「臺中市政府住宅發展工程處」、「臺中市政府都市發展局」、「臺中市政府」，甚麼時候使用甚麼角色？會是未來業務日常之中要知道的事情。
除了核章的各個長官，公文流程中各個關卡的人，也是要早早知道他們是誰，其中最重要的是單位的登記桌，新手一開始會有很多瑣碎的小問題（例如：這份公文科長簽完要放在哪？要發文的公文要給誰？密件公文封放在那？早上那份公文跑到哪去了？要歸檔的公文要放在哪？）很可能都是登記桌能夠幫得上你的，之後你還需要慢慢認識機關收文人員（分文問題）、發文人員（發文總是常遇到各種瑣碎出狀況）。
所有機關，都會訂有「文書處理要點」，舉例而言，像臺北市政府就有臺北市政府文書處理實施要點（直接搜尋機關名稱+文書要點多半可以直接找得到喔），如果要知道整體的SOP完整流程、規則以及各種基本專有名詞，絕對可以參考你所屬的單位的文書要點，這些要點各機關基本上大同小異，很多共通性內容也在基礎訓練的時候的公文課程之中學到，如果真的對公文完全沒有任何了解，各單位的文書要點會是你的小老師，只是文書要點的用詞就是比較硬梆梆，有耐心讀完的話還是會有幫助的，在這系列，我提供一些不一樣的解釋方法，看你是否可對你讀懂公文流程有點幫助。
取有「文號」、在公文的「待辦清單」中會出現的那種公文，不會無中生有，最常見的型態就是其他公務機關發公文給自己的機關，為了傳達某些資訊、要求本機關做甚麼事情，或者是民眾的書面申請、陳情等，透過機關「收文」之後，在本機關中得到「文號」，而成為一件待辦公文。
至於「創號」就是由本機關承辦端所發動的公文，例如有業務需要往上陳報給長官（創簽），或是有自己機關的需要，要通知其他單位或者民眾，多數機關的公文系統會有功能可讓承辦人自行創號。
簡單比喻，公文就是一場丟接球的遊戲，球可能是別人丟過來讓你接，或者是你手上有顆球要丟出去。
另一個我鄭重建議要有的習慣「有來文就該收文取文號」，若遇到廠商或者民眾直接將公文不透過收文單位，親自或者郵寄給承辦人個人，請在收到當天拿著文書、或者帶著那個人去找收文人員，正式以單位公文收辦、取文號。
不要以為不透過收文單位，可以不受公文時效管考好像賺到了；若是發生廠商公文涉及契約權利義務、時間期日計算，都可能需要收文日期作為佐證；又若收下民眾的申請或陳情未妥善及時處理，發酵變成新聞事件，擅自收到公文的人變成吃案；又或者私收的文書不慎遺失、對方堅稱他有拿文件給你但你根本沒印象有收到之類的鳥事情，雙方死無對證；此時，收文才可讓廠商或民眾的公文正式進到機關的控管，所有流程被管考的同時，其實也是在保護自己！
回到丟接球的比喻，不管你手上的球是怎麼來的，你可以選擇把球丟出去，丟還給原本的人、丟給別人，或者只是把球收下來。
一件公文結案的方式，不管稿件如何複雜，一定「至少」是這兩者之一，我在進階版的如何寫篇好公文中，就已經提過，公文簽辦的目的，是向上請示、決定接下來的「行動」，以新手會遇到的，最基本的行動，就是辨認「這一份公文，有沒有需要對外傳達的內容」，如果這份公文的資訊純粹只需要讓機關內部知道，則是「存查」。
發文：包含回復對方、把內容再往下層機關、往必要的機關(或人)轉發等；發文的形式主要以函、書函為最多，長官決行用語為「發」。
存查：暫時沒有再通知其他人的需要、或公文內容本來就很單純只是告知性質、或本來就只是內部簽呈要把業務報給長官裁決，決行之後這份公文書就是歸檔而不需發文。
最常見的基本的存查用語「陳閱後存查」，就是意即：跑完公文陳核的程序就結案歸檔。
其他的就只是這句話語其他行動的的排列組合，例如「文屬副知性質，陳閱後存查」，就是多敘述了這件公文不需要其他處理的原因，是因為對方原本就只是給我副本、讓我知道一下而已(副知)；或者加上多一個行動「陳閱後，傳閱本科同仁知悉，文存查」，就是加上了內部傳閱的動作，可以自由交錯運用。
請把寫公文理解成「告訴長官我要怎麼處理這個案子」，而承辦人擬稿的階段，就是要想好你打算怎麼處理、並且說明理由或蒐集整理資訊之後，寫在公文上，讓主管、長官決定要怎麼處理案件；而會辦，則是在機關內部徵詢或告知相關單位，確保這個處理意見有跨單位的共識，也會是長官核判的參考之一，「決行」則是由適當層級的人，對於這份公文處理方式的最終決定。
詳細的概念，我推薦大家可以先閱讀寫好公文的這篇文章。
進階版公文教戰：如何寫好一篇公文
檔案法在97年修法之後，目前各行政機關的檔案保存都已經蠻完善了，很高興我參與的是這個時代，大機關的公文在歸檔時，還會一併做成掃描電子檔，便於日後線上查調。
對於新手，要注意的就是公文被長官簽辦決行之後，最後一定要從自己的手上再經過某個流程，交給檔案室做歸檔，無論創稿還是來文、無論公文最後是發文還是存查，只要是有文號的公文，就要歸檔，貼有文號條碼的公文以及長官決行的墨寶，千萬不能不見或是被珍藏在個人抽屜之中；至於公文「如何歸檔」有些單位會有小幫手幫忙作業，也有些單位要自己逐頁編寫頁碼、列印歸檔清單，所以第一次承辦案件結案時，應該要再次確認歸檔如何操作。
循著「有文號就有歸檔」的思路逆推，也可想成「若有一份文書想要歸檔，則要取文號」，有時候會收到一些文書，例如電子郵件、傳真，基於時效性或某些原因，沒有依循收文管道仍要處理的事情，如果你認為有留下紀錄、簽辦並歸檔的重要性，原則上可以採用自己創設文號的方式簽辦，這樣最後這些文書也可以被歸檔；若不取文號，這些案件可能當下處理完之後，日後也無法查考了。
關於機關內部的行政流程、還有各種大大小小的眉眉角角，真的是說上三天三夜都說不完，除了那些各機關87分相似的部分，還有很多不同機關之間不太一樣的的地方，需要個別了解跟適應，希望這些基本概念對你們有幫助。
如同之前所說，這篇文章比較邏輯跳躍一點，其實需要知道的重點，我已經重新整理，放到《公務員工作生存教戰手冊》裡了，要看嚴謹的流程，則再度推薦文官學院的免費教材公文撰作解析，反正這篇免費，你們能看就看吧🤣🤣🤣。
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