➡️➡️➡️寫這篇的時候，文官學院還沒有更新新的基礎訓教材，但文官學院在2022年12月，重新編撰了基礎訓的公文教材「公文撰作解析」，我下載來翻過了，覺得非常棒，比我們以前上過的課實務白話多了！而且是彩色、圖解、不枯燥的排版，也是免費、開源的，非常建議大家可以直接去文官學院的網站下載➡️「公文撰作解析」會是相當有用的工具書。
十幾年前克莉爾考高考的時候，「公文」這個科目的考法是把一堆根本不懂意思的格式全部背下來，然後在考試的時候把背下來的格式抄上考卷，不曉得過了十幾年，現在大家是不是還是這樣準備「公文」的考科。因為這個考試方法，跟實際上寫公文根本八竿子打不著一塊，畢竟格式都是制式化的，所有機關都是用定稿或是系統直接套格式，所以根本不需要記得有甚麼欄位。好險2023年起的高普考要刪減「公文」這個應試項目，結束這種沒有意義的填鴨考試，讓公文真正成為進入職場中才需要學習的項目。
實際上崗之後，最快會遇到的問題是「這些欄位要怎麼填」，新手還沒開始真正的公文寫作之前，可能就先被這些完全不懂怎麼填的欄位給一一擊垮了，前輩沒有教清楚的話到底該怎麼辦呢？為什麼文號有兩個？為什麼公文夾跟來文的速別不一樣？這邊把公文格式上的那些超級小細節、小疑問一次整理給你！
這就會跟各個欄位的意義和機關的習慣有很多關係，這篇文章帶大家重新認識這些詞彙，也許就會比較掌握如何去問前輩的方法喔！
從各機關的文書處理作業要點找資訊
安麗一下各機關都會訂有「文書處理要點」，例如臺北市政府文書處理實施要點，在要點附件甚至可以下載「蓋章範例」告訴你印章要蓋在哪，也真的是夠詳盡了(笑)，不過每個單位公文的核章位置其實也都長得不一樣，所以如果要研究的話，記得找自己機關的文書要點喔。
如果你只是一般業務單位的承辦人，不是文書人員，這份要點不需要那麼仔細的閱讀，但是可以從要點知道一些公文的專有名詞跟定義，讓你在跟大家溝通的時候比較知道別人在講甚麼，以臺北市的文書要點為例，雖然有70個法規附件，但大多數大家不會一直用到，一開始比較可以注意的，就是整體的文書流程、辦理實現、統一用語、「便簽」、「函稿」、「函」的範例樣子，等未來等有更多需求、或者是想找很少用到的文書相關的格式，但找不到或不確定怎麼做，再記得可以回來查查這個文書要點，也許就可以找得到答案。
※註：這篇文借用了臺北市政府訂定的各種詳盡範例當作說明的圖例使用，感謝！
文號｜一份公文有兩個文號？
辨識一件待辦公文的方法就是所謂「文號」，文號是公文在機關中的身分證號碼，通常只要是經過機關收文或者創號，在公文的邊角空白處貼或印有條碼，可以對內用來追蹤公文進度跑到哪裡啦~~及未來的檔案管理，一旦發文，這個號碼就成為發文的文號。
可是對於新手而言，可能會有點混淆的是，一份公文上可以看到兩個編號，使用時機跟差別，請看下面的圖例。
公文檔號、分類號與保存年限
檔號與分類號，都是歸檔的時候讓歸檔人員辨識檔案所屬單位、業務種類的編號，所以不如把每個檔號想像成是一個「放置同類業務的抽屜」。
對於承辦端而言，必須自行填上檔號、分類號與保存年限，讓歸檔人員知道應該要把這個公文放在哪個「抽屜」，或者就像大家如果去過圖書館，藏書也是用「索書號」進行分類，沒有正確的檔號，那就像在一排食譜中間放一本東野圭吾一樣困擾。
整個機關原則上，會有一個詳細的檔號跟業務的對照表，保存年限一般也是跟隨檔號（例如說某檔號是１年、某檔號就是３年）。但是這個表呢，承辦單位大部分不一定會看過，剛到一個新單位，要怎麼知道抽屜的編號呢？（檔號）很簡單，直接問同事檔號平常都用哪個就可以了，常常同一個科或股內多數公文都是使用特定某幾個檔號而已，只要背下來了以後就是大部分公文用一樣的，或者找一份類似業務的前案，看他使用甚麼檔號就知道了。
當然也有少數的公文系統，在選取檔號的地方，會把檔號跟對應的業務項目很詳細列出來給大家選，等你熟悉了之後可以試著選看看同單位的別個檔號，讓他們更有效率地分類，一開始只要跟其他同事用一樣的就好了，長官通常也不會去檢查檔號，陳核的時候寫錯了也沒有關係，有時候歸檔人員會幫你發現，到時候再改也沒關係了。
檔號選錯了會怎麼樣呢？恩，一般來說都不會怎樣，可想像他只是被放到別的抽屜去了，所以在原本的抽屜可能會找不到他，但反正每份公文都有自己的身分證號碼，日後若要調檔多半都是依賴文號，所以幾乎不會有太大的影響。
公文密等、解密條件
原則上在普通的行政機關中，幾乎99%公文是一般件，密等與解密條件這些欄位，直接空白不要填就可以了。只有在牽涉到個人資料、涉外事件、國防、人事這些性質的業務，是較常使用密件的種類，另外大家最常接觸得到的密件，通常是採購流程中評選委員會的組成、底價決定等案件，對於新手而言，大概有這樣的概念就可以了，除非機關屬性特殊，本身就是高度機敏性的單位（外交、國防等），否則一開始就辦理密件的機率並不高。
若遇密件，才需填寫密等及解密條件，多數可依來文填寫，或者按照實際情形預估特定期日、特定事件會議之後，如果是情報類型等，沒有辦法預估特定解密情形的類型，最長就與保存期限一樣久；至於公文解密又是另一個繁瑣的流程了，多數機關的文書單位會定期盤點解密條件屆滿的檔案，給業務單位確認，基本上解密之後，已經結案歸檔的這個公文，才能夠跟其他的公文一樣被照常調閱、查看。
不同機關的密件處理流程差異頗大，加上大家都是久久才辦理一次，發文歸檔等過程較為繁瑣，有的單位會直接由文書單位處理、也有的單位會把瑣碎工作要求承辦人自行處理，若到新機關第一次接觸密件，則可留意下列幾項重點，務必詢問前輩或者文書人員：
1.密件都是紙本傳遞、紙本簽核，不會走電子公文的系統或線上簽核。
2.除了以黃色公文封遞送外，許多機關有密件專用信封，須把公文及附件裝入專用信封後，再逐層簽核，密封、啟封者要逐一蓋章騎縫，第一次在該機關辦密件的時候請留意密件傳遞的方式。
3.有些機關針對密件有獨立的電腦、或以另一個公文系統處理；收發文人員與程序常常跟一般案件不一樣；發文的時候，還有額外的裝封、騎縫等作業。
公文速別、承辦時效、公文封套顏色有關聯性嗎
速別是用來分辨公文案件緊急程度的詞彙，
但關於「速別」、承辦時效、公文顏色，有幾個挺會讓人混淆的地方，因為在好幾個地方都會出現類似的概念，他們之間不一定有關聯性，你可以這樣理解這些事：
來文上面寫的速別：
來文機關提醒你「我很急喔！」也是決定公文限辦時效天數的依據。
不過常常實際上也沒有那麼急，若對方在公文上已經寫明某個回復日期、開會日期…，則實際上按照那個日期評估真正的辦理時間（可能比來文的速別還急、或根本不急）；又如果你收到的根本是副本、看完內容發現只要存查就好…，那速別也不用理會；另外，速別是可以調整的，如果發現根本沒那麼急，收到公文的時候就可以先調整速別（有些公文系統可以線上自行申請、或者詢問單位的登記桌如何調整），才不會導致公文。
你在要發文的公文上面寫的速別：
你想告訴受文者「這件很急喔！趕快辦」的一個資訊，不過對方是不是會那麼急咧～，嗯嗯通常不會喔XD，如果很急的話，記得公文上面明確寫出要請對方回復的時間（明確期日、或文到後幾日），還有積極打電話催對方比較有用。
不同顏色的公文夾：
行政機關中最常見的幾個基本款有紅色（最速件）、藍色（速件）、白色（普通件）、黃色（密件），有些機關還有綠色（比最速件更速的件），或者有些機關只有紅、白、黃等等。
實務中，公文夾選用的顏色，跟來文、或發文的速別未必有絕對的關係，公文夾是給各層長官以及其秘書，在還不用看到公文內容的時候，可以預先判斷重要跟緊急程度的「參考」資訊，所以通常有些時效性、或雖不甚緊急但重要的案件，我們就可以考慮選用紅色；不重要的東西再選擇白色公文夾。
至於公文夾會不會影響長官核判的速度，嗯…有一點點關係但沒有絕對關係，確實有很多主管會先把有顏色的公文夾先抽起來看（尤其當公文很多的時候），但也會有人無視公文夾的顏色；有色公文夾如果案情複雜，長官需要思考，也可能被擱置在旁邊，導致比白色案件還要慢，反正看公文的狀態最後還是回歸長官自己的決定，所以需要很快的時候，還是要自己拿著公文，一一跟長官說明才行。
公務員工作生存教戰手冊｜從五點幫你檢視公文弱點
最後要廣宣一下，我在2022年12月出版了《公務員工作生存教戰手冊》這本書，內容除了公務員的職場、人際、職涯之外，有大篇幅的工作技巧基本功，包含辦活動、舉辦會議、面對採購、面對責任、了解長官同事想法等等，其中有一個章節叫做「你絕沒上過的公文課」，有更明確、可提供給大家檢視自身公文缺點的五個大架構，還有更偏向實務建議的潛規則，
書中超過七成的內容都是在這個網站找不到的，公文的章節更是完全新寫，在書中提出了與一般公文書完全不同的解析點，私心建議有公文困擾的人可以購書參考。
至於我在網站中留有的幾篇公文相關教學文章公文技巧、公文欄位新手村、公文流程（本文）這三篇，算是自己未臻滿意的舊作；且文官學院2022新編的基礎訓教材《公文撰作解析》針對公文格式及流程已經足夠易懂；只是我的文章敘事較輕鬆，反正內容與書籍均不衝突，這些文章就繼續留在網站中給大家自由免費參考。
